Witte kassa en catering: hoe blijf je in regel?

Wie in België catering of events doet, krijgt vroeg of laat met de witte kassa te maken. Officieel heet dat het Geregistreerd Kassasysteem (GKS). Samen met de black box zorgt dat systeem ervoor dat elke verkoop netjes geregistreerd wordt en achteraf niet meer te wijzigen is.

De vraag die daarbij hoort is praktisch: hoe blijf je in regel zonder dat je er een avond administratie per week bij krijgt? Dat lukt als je kassa en je offertes met elkaar praten. Catermonkey en CloudPOS zijn daarop aan elkaar gekoppeld.

Wat is de witte kassa en hoe werkt de black box?

De witte kassa is verplicht voor horecazaken en cateraars die per jaar meer dan €25.000 omzet halen uit restaurant- en cateringdiensten, btw niet meegerekend. Het systeem registreert elke verkoop via een Fiscale Data Module (FDM), de black box. Die module tekent alles beveiligd op, zodat de fiscus kan controleren wat er die dag over de toonbank is gegaan.

Houd je je niet aan die verplichting, dan kan dat je zuur opbreken:

• Boetes tot €5.000
• Mogelijke sluiting van je zaak
• Reputatieschade
• Juridische problemen

Een kassa die zelf aan de GKS-regels voldoet, scheelt je dus vooral zorgen. Je hoeft niet meer na te lopen of elk ticket wel goed is weggeschreven.

Hoe Catermonkey en CloudPOS samenwerken rond de witte kassa

Naast de regels draait een cateringzaak om overzicht: weten wat er binnenkomt, wat er klaar moet staan en wat er nog gefactureerd moet worden. Daar helpt de koppeling tussen Catermonkey en CloudPOS bij.

1. De witte kassa-regels lopen vanzelf mee

CloudPOS is een gecertificeerd kassasysteem dat aan de GKS-vereisten voldoet en samenwerkt met de witte kassa. Alle verkopen worden geregistreerd zoals het hoort, zonder dat jij er iets extra's voor hoeft te doen.

2. Minder overtypen, dus minder fouten

Doordat Catermonkey en CloudPOS aan elkaar gekoppeld zijn, hoef je je bestellingen niet twee keer in te voeren. Offertes en bestellingen uit Catermonkey gaan door naar de kassa, zodat een typfout in een aantal of een prijs niet meer ontstaat.

3. Alles op één plek terug te vinden

• Meteen zien wat er verkocht en besteld is
• Automatische facturatie en rapportages
• Materiaalbeheer zodat je niet met te weinig servies vertrekt

Zo hou je tijd over voor waar je goed in bent: goede events en goede catering afleveren.

Wat je vandaag kunt regelen

Check eerst of je met je omzet boven de grens van €25.000 uit catering- en restaurantdiensten zit. Zo ja, dan heb je een geregistreerd kassasysteem met black box nodig, en niet een gewone kassa met een bonnenboekje ernaast.

Zit je daar net onder, hou je omzet dan in de gaten. De grens geldt per kalenderjaar, en één groot event kan je er zomaar overheen tillen.

Catermonkey stuurt je getekende offertes en bestellingen door naar CloudPOS, zodat wat je verkocht hebt ook in je witte kassa staat zonder dat je het overtypt. Wil je weten hoe dat bij jouw zaak zou lopen, dan kijken we het samen na. Je kunt ook vrijblijvend een account aanmaken en het zelf uitproberen.

Veelgestelde vragen

Vanaf welke omzet heb ik een witte kassa nodig?

Vanaf €25.000 omzet per jaar uit restaurant- en cateringdiensten, btw niet meegerekend. Zit je daaronder, dan is het GKS niet verplicht. Reken je omzet per kalenderjaar uit, want je telt alleen de eet- en drinkgelegenheid mee, niet bijvoorbeeld pure materiaalverhuur.

Wat is het verschil tussen de witte kassa en de black box?

De witte kassa is het geheel: een geregistreerd kassasysteem plus de black box. De black box is de Fiscale Data Module die elke verkoop beveiligd opslaat, zodat een ticket achteraf niet meer aan te passen is. Je hebt ze allebei nodig, ze werken alleen samen.

Wat riskeer ik als ik zonder geregistreerd kassasysteem werk?

Boetes lopen op tot €5.000, en bij herhaling kan je zaak gesloten worden. Daarnaast komt er een controle achteraan en blijft het in je dossier staan. Voor een cateraar die met bedrijven werkt, is dat vervelender dan de boete zelf.

Moet ik ook een witte kassa gebruiken als ik alleen op locatie cater?

Ja, de verplichting hangt aan je omzet uit catering- en restaurantdiensten, niet aan de plek waar je staat. Cater je op locatie, dan gebruik je meestal een mobiele opstelling die met dezelfde black box werkt. Vraag je kassaleverancier hoe dat bij jouw manier van werken zit.

Kan ik mijn cateringsoftware aan mijn kassa koppelen?

Dat kan. Catermonkey is gekoppeld aan CloudPOS, een gecertificeerd kassasysteem voor de witte kassa. Je bestellingen gaan dan van je offerte door naar de kassa, zodat je ze niet twee keer invoert en je verkoopcijfers kloppen met wat je hebt geleverd.

Wat gebeurt er met een offerte die ik pas na het event factureer?

De registratie in je kassa gaat over het moment van de verkoop, je factuur volgt daarop. Werk je met een koppeling tussen je offertes en je kassa, dan staat het bedrag al klaar en hoef je de factuur alleen nog te versturen. Bewaar je kassabonnen en facturen bij elkaar per event, dan vind je alles terug bij een controle.

Probeer gratis