Hoe bereken je prijzen voor een catering offerte?

Een catering offerte opstellen is meer dan een prijsje plakken op je menu. Je moet weten wat een opdracht je werkelijk kost voordat je een eerlijke verkoopprijs kunt bepalen. Reken je te goedkoop, dan verdien je er niets aan. Reken je te duur, dan loopt de klant weg. In dit artikel lees je hoe je stap voor stap van kostprijs naar een offerte komt die klopt.

Waarom een goede prijsberekening zo belangrijk is

Veel cateraars schatten hun kosten te laag in. Ze denken aan ingrediënten, maar vergeten de uren die een kok in de voorbereiding steekt, de brandstofkosten voor transport, of het schoonmaken na afloop. Het resultaat: een opdracht waar je hard voor werkt maar nauwelijks iets aan verdient.

Een goede prijsberekening laat zien wat je werkelijk verdient aan elke opdracht. Dat is fijn voor je portemonnee en onmisbaar als je wilt groeien. Je kunt pas bewust beslissen welke opdrachten je aanneemt als je precies weet wat ze kosten en opleveren.

Welke kosten moet je meenemen?

Voordat je een prijs kunt bepalen, breng je alle kostenposten in kaart. Die vallen ruwweg in vijf groepen:

• Ingrediënten: grondstoffen voor alle gerechten, inclusief een veiligheidsmarge van 5-10% voor verspilling en uitval.
• Personeel: bruto uurloon plus sociale lasten voor koks, bediening en transportpersoneel. Tel ook opbouw- en afbouwtijd mee, niet alleen de actieve service-uren.
• Transport en logistiek: brandstof, tolkosten, eventuele wagenhuur en parkeergeld op locatie (zie ook: Hoe bereken je transportkosten in catering offertes?).
• Materialen en apparatuur: huur of afschrijving van chafing dishes, servies, tenten en andere benodigdheden die je meeneemt.
• Overhead: een deel van je vaste kosten zoals huur van je keuken, verzekering en administratie, omgeslagen over het aantal opdrachten per jaar.

Hoe bereken je de kostprijs per persoon?

De eenvoudigste methode is de kostprijs eerst per persoon te berekenen en dat vervolgens op te schalen naar het totale aantal gasten.

Stel je organiseert een lunch voor 80 personen:

• Ingrediënten: €12 per persoon
• Personeel (4 medewerkers, 6 uur, €22 bruto/uur): €660 totaal, ofwel €8,25 per persoon
• Transport: €80 totaal, ofwel €1,00 per persoon
• Materialen: €120 totaal, ofwel €1,50 per persoon
• Overhead-opslag: €2,00 per persoon

Kostprijs: €24,75 per persoon. Met een marge van 30% kom je op een verkoopprijs van circa €35 per persoon, ofwel €2.800 voor de gehele opdracht.

Let op de post personeel in dit rekenvoorbeeld. Die is bijna net zo hoog als je ingrediënten, en het is de post die het snelst uitloopt. Een uur langer afbouwen dan gepland kost je in dit voorbeeld €88, oftewel ruim een procent van je marge op de hele opdracht.

Welke winstmarge moet je hanteren?

Voor cateringbedrijven ligt een gezonde marge doorgaans tussen de 20% en 35%. Hoe je die bepaalt, hangt af van het type evenement:

• Bedrijfslunches en kleine evenementen (20-25%): hoge concurrentie, klanten vergelijken snel. Je speelt op volume.
• Bruiloften en galadineers (28-35%): meer maatwerk, hogere verwachtingen. Klanten betalen voor kwaliteit en ontzorging.
• Festivals en grote publieksevents (25-30%): schaalvoordeel, maar ook meer logistieke risico's.

Gebruik de formule: verkoopprijs = kostprijs gedeeld door (1 minus de gewenste marge). Bij een kostprijs van €25 en een gewenste marge van 30% wordt dat €25 / 0,70 = €35,71 per persoon.

Wil je weten of je marge in de pas loopt met de rest van de sector, vergelijk hem dan met de winstmarge van een cateringbedrijf.

Hoe ga je om met extra kosten en onverwachte situaties?

Sommige kosten zijn variabel en lastig van tevoren in te schatten. Reken ze apart door in je offerte zodat de klant begrijpt waar hij voor betaalt:

• Weekend- en avondtoeslag: medewerkers die op zaterdagavond werken verdienen doorgaans meer. Reken dit direct door.
• Buffer voor onvoorzien: reserveer 5-10% van de totale kosten voor onverwachte uitgaven, zoals een kapot apparaat dat gehuurd moet worden of meer gasten dan verwacht.
• Annuleringskosten: leg in je offerte vast wat er gebeurt bij late annulering, zodat je al gemaakte kosten gedekt zijn.
• Reiskosten buiten je standaardbereik: evenementen ver van je uitvalsbasis kosten meer. Bereken een vaste kilometervergoeding of een dagtarief voor de chauffeur.

Reken na afloop je offerte na

De beste prijsberekening is die van de vorige keer, mits je hem hebt nagerekend. Zet na een opdracht je begrote kosten naast wat je werkelijk hebt uitgegeven: aan inkoop, aan uren en aan alles wat je onderweg extra hebt gehaald.

Na vijf of zes opdrachten zie je een patroon. Meestal zit het verschil in de uren en in de laatste boodschappen van de dag zelf. Dat verschil verwerk je in je volgende offerte, en dan pas klopt je kostprijs echt.

Veelgestelde vragen

Wat is een normale marge voor een cateringbedrijf?

Dat verschilt per segment. Voor bedrijfscatering is 20-25% nettomarge gebruikelijk. Voor trouwcatering en galadineers kun je 28-35% hanteren. Tel je overhead correct mee, dan weet je zeker dat die marge ook echt overblijft na alle kosten.

Hoe reken je ingrediëntenkosten nauwkeurig uit?

Bereken per gerecht hoeveel gram van elk ingrediënt je nodig hebt per persoon, vermenigvuldig dat met de inkoopprijs per kilogram en tel een veiligheidsmarge van 5-10% op voor verspilling en uitval. Bij complexe menu's loopt dit snel op, dus gebruik een spreadsheet of software die dit automatisch berekent op basis van je recepten.

Moet ik btw apart vermelden in mijn offerte?

Ja, tenzij je uitsluitend particuliere klanten hebt. Voor B2B-klanten is het gebruikelijk om prijzen exclusief btw te vermelden en de btw apart te specificeren. Voor particulieren vermeld je de prijs inclusief btw. Maak in je offerte altijd expliciet of het bedrag exclusief of inclusief btw is, en welk tarief van toepassing is.

Hoe voorkom je dat je te laag inschrijft?

De meest gemaakte fout is alleen naar de ingrediëntenkosten kijken. Zorg dat je een vast format hebt waarbij je alle kostenposten doorloopt: personeel, transport, overhead en een onvoorziene buffer. Vergelijk je uiteindelijke kostprijs altijd met je gemiddelde voor vergelijkbare evenementen uit het verleden. Zit een nieuwe opdracht er ver onder, loop dan de berekening nog eens door.

Hoe bereken je de kostprijs als het aantal gasten nog onzeker is?

Maak je offerte op basis van een minimum- en maximumscenario. Bereken de vaste kosten zoals transport en opbouw apart van de variabele kosten per persoon. Zo kun je in je offerte een prijs per persoon opgeven en duidelijk maken dat vaste kosten ongeacht het exacte aantal gasten van toepassing zijn.

Hoeveel uur reken je voor opbouw en afbouw?

Dat hangt af van de locatie, maar reken bij een buffet voor 80 personen op ongeveer twee uur opbouw en een uur afbouw, plus de rijtijd heen en terug. Is het een locatie zonder lift of zonder keuken, tel er dan een uur bij op. Schrijf na afloop op wat het werkelijk was, dan klopt je volgende offerte beter.

Catermonkey berekent automatisch je kostprijs per persoon op basis van je recepten en hoeveelheden, zodat je altijd weet of je offerte klopt.

Probeer gratis