Non-responsieve prospects: wat doe je met aanvragen waar niemand meer op reageert?

Non-responsieve prospects horen er in de catering nu eenmaal bij: je stuurt een offerte of een voorstel, en daarna blijft het stil. Je krijgt meer reacties door je follow-up op vaste momenten te doen, per aanvraag te wisselen tussen mailen en bellen, en te herkennen wanneer je beter kunt stoppen. Het gaat om timing, om iets te melden hebben, en om doorzetten zonder aan iemands jasje te trekken.

Waarom reageren prospects niet op je berichten?

Prospects reageren vaak niet omdat je bericht op het verkeerde moment komt, niet aansluit bij waar ze nu mee bezig zijn, of wegzakt onder dertig andere mails. Dat het voorstel slecht is, is zelden de reden. Timing speelt een grote rol. De kantoormanager die net een verhuizing achter de rug heeft, heeft geen hoofd voor het kerstdiner van volgend jaar.

De redenen zijn meestal doodgewoon. Je mail valt binnen op een drukke dag, de onderwerpregel zegt niets, of de inhoud sluit niet aan bij hun huidige behoeften. Daar komt de rest bij: het budget is nog niet rond, er moeten drie mensen iets van vinden, of ze zijn al met een andere cateraar in gesprek.

En soms ligt het aan je bericht zelf. Een mail die aan iedereen gestuurd had kunnen worden, die vooral over jou gaat, of waar niet in staat wat je nu eigenlijk van ze wilt. Niemand gaat zitten puzzelen wat de bedoeling is, dus dan blijft hij liggen.

Hoe vaak mag je een prospect opvolgen zonder opdringerig te worden?

Een werkbare follow-up bestaat uit maximaal 5-7 contactmomenten verspreid over 3-4 weken. Je eerste follow-up gaat er na 3-4 dagen uit, daarna volg je op na 1 week, 2 weken en 3 weken. Zo geef je iemand de ruimte om te reageren zonder dat je elke dag in beeld staat.

De tijd tussen twee follow-ups is belangrijker dan het aantal. Te snel opvolgen voelt als aandringen, te lang wachten en de klant is je vergeten. Kijk naar de werkweek en vermijd maandagochtend en vrijdagmiddag. Bij bedrijven werkt dinsdag tot donderdag tussen 10:00 en 16:00 meestal het beste.

Let ook op wanneer je moet stoppen. Zegt iemand dat er geen interesse is, dan is dat een antwoord en laat je het erbij. Heb je na 5-7 follow-ups nog steeds niets gehoord, dan is het klaar. Stuur wel nog één bericht waarin je zegt dat dit je laatste is, tenzij ze zich melden. Dat levert verrassend vaak alsnog een reactie op.

Welke kanalen werken het beste als je een prospect opvolgt?

Mail blijft het handigste kanaal voor een follow-up, omdat het niet stoort en iemand kan antwoorden wanneer het hem uitkomt. Je kunt er ook makkelijk in terugvinden welke follow-up je wanneer gestuurd hebt. Houd de onderwerpregel duidelijk en het bericht kort.

Bellen werkt als het haast heeft of als je die prospect al kent. Het is directer, maar je valt ook binnen. Gebruik de telefoon daarom gericht, bijvoorbeeld na 2-3 follow-ups per mail. Bel op een moment dat de ander waarschijnlijk niet in een vergadering zit en houd het kort.

LinkedIn kan goed werken bij zakelijke klanten, zeker als je er iets nuttigs deelt in plaats van een verkoopbericht. Een persoonlijk bericht via LinkedIn voelt vaak minder als verkopen. WhatsApp of sms gebruik je alleen als je die afspraak hebt gemaakt: te persoonlijk voor een eerste contact, prima bij klanten die je al jaren levert.

Wat moet je schrijven in een follow-up bericht dat wel wordt gelezen?

Begin met een onderwerpregel die nieuwsgierig maakt zonder overdreven te zijn. Bijvoorbeeld: "Vraag over jullie cateringbehoeften voor Q1" of "Idee voor jullie volgende bedrijfsfeest". Vermijd onderwerpregels als "Follow-up" of "Nog interesse?", want die zeggen niets.

Houd je follow-up kort. Eén zin over jullie vorige contact, één ding dat nieuw is (een tip, een seizoenssuggestie, iets wat je opviel), en een simpele vraag onderaan. Bijvoorbeeld: "Hoi [naam], ik zag dat jullie net een nieuwe vestiging hebben geopend. Hebben jullie al iets geregeld voor de opening? Ik kan een paar ideeën sturen die daar goed werken."

Schrijf elke follow-up voor die ene prospect. Noem hun bedrijf, iets wat er speelt, of waar jullie het de vorige keer over hadden. Een prospect voelt binnen twee regels of dit bericht aan honderd mensen is gestuurd, en dan is hij weg.

Hoe herken je wanneer een prospect echt niet geïnteresseerd is?

Soms is het duidelijk: ze zeggen dat ze geen interesse hebben, vragen of je wilt stoppen met mailen, of vertellen dat ze een vaste cateraar hebben. Respecteer dat meteen en bedank ze dat ze het laten weten. Dat scheelt jou tijd en het houdt de deur open voor over twee jaar.

Vaker is het subtieler. Stilte na meerdere follow-ups, antwoorden van drie woorden zonder een vraag terug, of doorverwezen worden naar een collega zonder verdere uitleg. Ook iemand die het steeds vooruitschuift of vaag blijft over de datum, zegt eigenlijk beleefd nee.

Kijk daarnaast naar wat iemand doet. Worden je mails wel geopend maar reageren ze nooit, of is iemand druk op LinkedIn terwijl jouw bericht blijft liggen, dan is de interesse laag. Vertrouw op je gevoel: heb je het idee dat je aan het duwen bent, dan is het tijd om te stoppen.

Welke follow-up strategie werkt het beste voor cateringbedrijven?

In de catering draait het om de kalender. Over kerstborrels begin je in september, over zomerfeesten in maart, over personeelsuitjes in januari. Leg je follow-up langs die momenten, dan bel je een prospect precies wanneer hij er toch al over nadenkt.

Haak aan bij wat er bij de klant gebeurt. Een verhuizing, een jubileum, een nieuwe vestiging of een beurs in hun branche zijn prima aanleidingen. "Ik zag dat jullie 10 jaar bestaan, gefeliciteerd. Hebben jullie al plannen voor een feest?" leest heel anders dan "ik kom even terug op mijn vorige mail".

Stuur in je follow-up af en toe iets waar ze wat aan hebben. Hoeveel hapjes je per persoon rekent bij een borrel van twee uur, wat er in het seizoen goed loopt, of hoe andere bedrijven hun kerstborrel aanpakken. Zo laat je zien dat je verstand van zaken hebt in plaats van dat je alleen wilt verkopen. Bijvoorbeeld: "Hier is een checklist voor het plannen van catering bij een bedrijfsfeest", met daaronder een rustige vraag naar hun behoeften voor het komende seizoen.

Gebruik je offertes als aanleiding om contact te zoeken. Verwijs naar een vergelijkbaar feest dat je hebt gedaan, zonder namen van klanten te noemen. Een prospect kan zich dan voorstellen wat jij bij hem zou neerzetten.

Prospects die niet reageren horen erbij, maar met vaste opvolgmomenten haal je er meer uit dan met veel berichten sturen. Kijk naar timing en naar wat je te melden hebt, niet naar aantallen. In Catermonkey zie je per offerte wanneer je hem hebt verstuurd, of hij bekeken is en wanneer je follow-up aan de beurt is, zodat een aanvraag niet stilletjes in je mailbox blijft liggen. Wil je weten hoe dat bij jouw manier van werken past, neem contact met ons op.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik bijhouden welke prospects ik al heb benaderd en wanneer?

Houd per prospect bij wanneer je contact had, via welk kanaal en wat eruit kwam. Dat kan in een Excel-lijst, maar het gaat een stuk sneller als je het bij de offerte zelf noteert. Zet er meteen een herinnering bij voor je volgende follow-up, dan vergeet je niemand en bel je ook niemand twee keer in dezelfde week.

Wat doe ik als een prospect na maanden ineens reageert op een oude follow-up?

Dat gebeurt vaker dan je denkt. Reageer gewoon blij en zakelijk, verwijs kort naar jullie eerdere contact en vraag hoe het er nu voor staat. Hun timing kan precies goed zijn, bijvoorbeeld omdat het budget er nu wel is. Behandel zo'n prospect als een nieuwe aanvraag en vraag naar hun actuele behoeften in plaats van je oude voorstel te herhalen.

Hoe pas ik mijn follow-up aan voor verschillende soorten prospects (kleine bedrijven vs. grote organisaties)?

Kleine prospects beslissen sneller, daar kun je korter op elkaar opvolgen. Bij grote organisaties moeten meer mensen erover, dus daar werk je met langere tussenpozen. Voor die grotere prospects helpt het om iets te sturen dat over hun behoeften gaat, zoals hoe je catering voor 300 man in twee shifts oplost of hoe je een budget per afdeling opsplitst.

Welke fouten moet ik absoluut vermijden in mijn follow-up berichten?

Lange berichten die je eerst moet doorlezen, berichten die alleen over jouw zaak gaan, en drukmiddelen als 'laatste kans' of 'alleen deze week'. Dezelfde follow-up naar iedereen sturen is de meest gemaakte fout. Prospects zien dat direct en klikken dan sneller weg dan bij een mail die duidelijk voor hen geschreven is.

Hoe ga ik om met prospects die zeggen 'bel me later terug' maar dan niet opnemen?

Probeer het nog één keer op een ander tijdstip en stuur daarna een mail waarin je schrijft dat je hebt gebeld zoals afgesproken. Geef twee momenten waarop jij kunt, of vraag of mailen beter uitkomt. Soms is 'bel later' een nette manier om nee te zeggen. Laat de bal daarna bij hen liggen.

Moet ik stoppen met follow-up als een prospect mijn e-mails wel opent maar nooit reageert?

Nee, openen is een goed teken: er is genoeg interesse om te kijken. Ga door met je gewone follow-up, maar gooi het over een andere boeg. Een andere onderwerpregel, een vraag in plaats van informatie, of een ander tijdstip. Na 5-7 pogingen stuur je een laatste bericht waarin je vraagt of er nog interesse is.

Hoe kan ik mijn follow-up automatiseren zonder het persoonlijke contact te verliezen?

Laat de herinneringen automatisch komen, niet de berichten. Werk met een paar vaste openingen die je per klant aanpast met hun naam en iets wat er bij hen speelt. Zo kost een follow-up je twee minuten in plaats van tien, en leest hij nog steeds alsof je hem net hebt getypt.

Probeer gratis