Hoe zorg ik ervoor dat mijn cateringbedrijf altijd over de juiste hoeveelheden ingrediënten beschikt?

Altijd de juiste hoeveelheden ingrediënten in huis hebben begint bij één ding: weten wat er uit je bestellingen aan ingrediënten volgt voordat je gaat inkopen. Koppel je ingrediënten aan je recepten, reken per event uit wat je nodig hebt en zorg dat je leveranciers weten wat eraan komt. Met een vaste manier van voorraad bijhouden en een plan B achter de hand kom je niets tekort en gooi je minder weg.

Waarom gaat de voorraadplanning bij cateringbedrijven zo vaak mis?

Voorraadproblemen ontstaan meestal door een vraag die je niet ziet aankomen en inkoop zonder planning. Seizoensdrukte, bestellingen die twee dagen van tevoren binnenkomen en porties die groter blijken dan gedacht zorgen ervoor dat je óf te weinig ingrediënten hebt óf maandag een halve koeling weggooit.

De grootste valkuil is dat veel cateringbedrijven nog werken met een Excel-lijstje of een briefje aan de koelkast. Dan weet de keuken niet wat inkoop gedaan heeft, wordt er iets vergeten, of staat er twee keer hetzelfde besteld.

Daarnaast speelt timing een grote rol. Verse ingrediënten blijven maar een paar dagen goed, maar je wilt ook niet op donderdag horen dat je leverancier iets niet op voorraad heeft. Die balans is lastig zonder planning vooraf, want dan reken je het pas uit op het moment dat je bestelt.

En als er verschillende mensen inkopen zonder duidelijke afspraken, loopt je voorraad alle kanten op. Dan haalt de één nog 20 kilo aardappelen die de ander die ochtend al besteld had.

Hoe bereken je precies hoeveel ingrediënten je nodig hebt per evenement?

Begin met standaardportiegrootten per persoon en tel daar 10-15% bij op voor onverwachte gasten en gewone verliezen. Koppel elk gerecht aan de ingrediënten met de exacte hoeveelheden, dan bereken je in één keer wat je nodig hebt zodra je het aantal gasten invult.

Neem je vaste gerechten door en bepaal per ingrediënt hoeveel je per persoon rekent. Voor een salade niçoise heb je bijvoorbeeld per persoon 150 gram sla, 2 eieren, 100 gram tonijn en 50 gram olijven nodig.

Houd rekening met de dingen die je berekening opschuiven:

• Type evenement (lunch heeft kleinere porties dan diner)
• Tijdstip (mensen eten meer tijdens avondevenementen)
• Doelgroep (zakelijke lunch versus familiefeest)
• Seizoen (zwaardere gerechten in de winter)

Bereken ook je snijverlies mee. Bij het schoonmaken van groenten gaat er gemiddeld 15-20% van het gewicht af. En tijdens het koken verdampt vocht, dus je hebt meer ruwe ingrediënten nodig dan wat er uiteindelijk op het bord ligt.

Welke voorraadbeheermethoden werken het beste voor cateringbedrijven?

FIFO (First In, First Out) is de basis voor elk cateringbedrijf om weggooien te voorkomen. Zet daar een ABC-indeling naast om je duurste ingrediënten scherp te houden, en laat verse producten zo laat mogelijk leveren.

FIFO betekent dat je altijd de oudste voorraad eerst gebruikt. Zet de inkoopdatum op alles en zorg dat je team weet hoe het werkt. Zo staat er niets achterin te bederven terwijl je vooraan de nieuwe doos opentrekt.

Met een ABC-indeling verdeel je je ingrediënten in drie groepen:

• A-producten: dure ingrediënten die veel van je budget opslokken (vlees, vis, speciale kazen)
• B-producten: middenklasse-ingrediënten (groenten, kruiden, basiszuivel)
• C-producten: goedkope basisingrediënten (bloem, zout, olie)

A-producten bestel je precies op de hoeveelheden die je nodig hebt. B-producten houd je in kleine voorraad. C-producten koop je in grotere hoeveelheden, want die blijven lang goed en worden goedkoper per kilo.

Dagverse levering, ook wel just-in-time genoemd, werkt goed voor brood, vis en bepaalde groenten. Die houd je dus niet op voorraad. Daarvoor heb je wel een leverancier nodig die dagelijks langskomt en op wie je kunt bouwen.

Hoe bouw je sterke relaties op met leveranciers voor betrouwbare levering?

Zeg duidelijk wat je nodig hebt en betaal op tijd. Geef leveranciers houvast door te delen wat je normaal afneemt, en spreek af wat er gebeurt als iets niet binnen is. Voor je belangrijkste ingrediënten heb je het liefst twee leveranciers.

Kies om te beginnen leveranciers die weten hoe catering werkt. Ze moeten kunnen schuiven met levertijden en snappen dat je soms dinsdag hoort dat er zaterdag 80 man bij komen.

Maak duidelijke afspraken over:

• Minimale bestelhoeveelheden
• Levertijden en -dagen
• Kwaliteitseisen en retourbeleid
• Betalingstermijnen
• De procedure bij uitverkochte producten

Deel je planning zo vroeg als je kunt. Weet je dat je volgende maand een bruiloft van 200 man hebt, geef dat dan meteen door. Dan kan je leverancier voorraad klaarzetten en weet jij zeker dat het er staat.

Bouw daarnaast een band op met je vaste contactpersoon. Iemand die je kent, belt je als er iets misgaat en tipt je over prijzen die eraan komen of producten die net binnen zijn.

Wat doe je als je ingrediënten op het laatste moment niet beschikbaar zijn?

Zorg dat je een plan B klaar hebt liggen met vervangende ingrediënten en recepten. Maak van tevoren een lijstje met alternatieven en houd de nummers van noodleveranciers bij de hand. Bel je klant zodra je weet dat er iets verandert.

Zet voor elk belangrijk ingrediënt een paar alternatieven op papier. Geen zalm te krijgen, dan wordt het tonijn of kabeljauw. Geen verse basilicum, dan pak je pesto of een ander kruid.

Schrijf je recepten zo dat je ze snel kunt omgooien. Leg niet één soort vlees vast, maar maak gerechten die met verschillende soorten vlees of vis werken. Dat geeft je lucht als er iets niet geleverd wordt.

Houd een noodlijst bij met:

• Supermarkten die professionele hoeveelheden verkopen
• Groothandels die dezelfde dag nog leveren
• Andere cateraars die willen helpen in nood
• Restaurants die ingrediënten willen verkopen

Wees eerlijk tegen je klanten. Moet je een ingrediënt vervangen, leg dan uit waarom en wat ervoor in de plaats komt. Bel je zelf voordat zij het ontdekken, dan vindt bijna iedereen het prima.

Waar je morgen mee kunt beginnen

Pak je tien meest gebruikte ingrediënten en zet per gerecht op papier hoeveel je per persoon rekent. Dat is een middag werk, en daarna bereken je bij elke bestelling in een paar tellen wat eruit moet.

Zet daarna je planning voor de komende maand op papier en spreek af wie de voorraad bijhoudt en op welke dagen er besteld wordt. Eén persoon die de inkoop doet, met een lijst waar iedereen in kan kijken, haalt de meeste dubbele bestellingen er al uit.

Catermonkey berekent je bestelling vanuit je recepten, zodat je bestellijst met de juiste hoeveelheden ingrediënten klaarstaat zodra een offerte getekend is. Koppel je offertes aan je inkoop en je ziet per event wat er de deur uit moet, inclusief de marge die eronder ligt. Wil je weten hoe dat bij jouw cateringbedrijf uitpakt, neem contact met ons op.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik mijn voorraad controleren en bijwerken?

Loop je voorraad minimaal 2-3 keer per week na, en tel aan het einde van de week alles grondig door. Leg dat vast in je planning, anders schiet het erbij in. Voor vlees en vis is dagelijks kijken verstandig. Werk je met een systeem waarin je verbruik meteen wegschrijft, dan zie je op elk moment wat er nog staat zonder dat je de koeling in hoeft.

Wat is de beste manier om te beginnen met voorraadbeheer als je nu nog met Excel werkt?

Begin klein: zet je 10 meest gebruikte ingrediënten op de computer en koppel ze aan je populairste gerechten. Voer FIFO in voor die producten en bouw het daarna verder uit. Kies iets dat je team in een half uur snapt en wijs één iemand aan die de voorraad bijhoudt en de anderen op weg helpt.

Hoeveel buffer moet ik aanhouden voor verschillende soorten ingrediënten?

Voor verse producten zoals vlees en vis: 5-10% buffer. Voor groenten en zuivel: 10-15% buffer. Voor houdbare producten: 15-20% buffer. Bij grote events (100+ personen) kun je de buffer iets verlagen naar 5-10%, omdat de uitschieters elkaar dan opheffen. Houd altijd rekening met het type evenement en wat je van die klant gewend bent.

Hoe voorkom ik dat verschillende teamleden dubbel bestellen?

Wijs één iemand aan die alle bestellingen doet en leg vaste besteldagen en tijden vast. Zorg dat iedereen in dezelfde lijst kan kijken om te zien wat er al besteld is en wat er nog op voorraad ligt. Spreek af dat alleen die persoon bestelt, behalve als het echt spoed is.

Wat doe ik met ingrediënten die bijna over de datum gaan?

Houd een restjeslijst bij en heb een paar vaste recepten klaar die ermee overweg kunnen, zoals soepen, sauzen en salades. Laat personeel producten mee naar huis nemen. Kijk of je met de voedselbank in de buurt iets kunt regelen. En plan bewust gerechten in je weekmenu die die ingrediënten opmaken.

Hoe bereken ik de werkelijke kosten van voedselverspilling?

Tel naast de inkoopprijs ook je uren mee (inkopen, opslaan, weggooien), je opslagkosten en de afvalverwerking. Houd een maand lang bij wat er de container in gaat en vermenigvuldig dat met 12 voor een jaarbeeld. Vaak liggen de werkelijke kosten 30-50% hoger dan alleen de productprijs.

Welke ingrediënten kan ik het beste in grotere hoeveelheden inkopen voor kostenbesparing?

Houdbare basisproducten: olijfolie, azijn, gedroogde kruiden, rijst, pasta en diepvries. Daar krijg je flinke staffelkortingen op en ze blijven lang goed. Koop verse producten niet in bulk, tenzij je zeker weet dat je ze binnen de houdbaarheidsdatum wegwerkt. Bereken altijd je kostprijs per portie, inclusief wat je weggooit.

Probeer gratis