Wat zijn de belangrijkste financiële KPI’s voor cateringbedrijven?

Bouw je naast je zaak een cateringtak op, dan merk je al snel dat de financiële KPI's voor cateringbedrijven anders liggen dan voor je restaurant. Je kosten verschillen per event, je hebt drukke en dode maanden, en er komt meer geregel bij kijken. De belangrijkste financiële KPI's voor cateringbedrijven zijn omzet per event, gemiddelde orderwaarde, winstmarge, kostenbeheer, klanttevredenheid en wat je team per dag aankan. Met die cijfers zie je waar je catering rendement zit en waar het weglekt, en kun je je horecazaak en je catering naast elkaar laten draaien zonder dat de een de ander leegtrekt. (bron: Horecatweepuntnul)

Omzet per event en gemiddelde orderwaarde

Je omzet per event is misschien wel het meest directe cijfer dat je hebt. Het laat zien hoe je nu draait, en het helpt je inschatten wat er volgend kwartaal binnenkomt. Dat cijfer kun je berekenen door je totale omzet te delen door het aantal events in een periode.

De gemiddelde orderwaarde is net zo belangrijk. Die kun je berekenen door je totale omzet te delen door het aantal orders. Bij cateringbedrijven ligt die waarde meestal hoger dan in de zaak, omdat klanten een compleet pakket bestellen voor een groep.

Om je orderwaarde omhoog te krijgen, kun je een paar dingen doen:

• Bied pakketten aan in plaats van losse items
• Stel extra services voor zoals bediening of decoratie
• Zet een premium variant naast je standaard menu
• Stel er iets bij voor dat past, zoals een kaasplank na het diner

Door deze cijfers apart bij te houden per soort event, bedrijfslunches, bruiloften en feesten, zie je zwart op wit welk werk het meeste oplevert en welk werk vooral druk is. Die cijfers helpen je bij de keuze welk werk je volgend jaar aanneemt. (bron: Wikipedia)

Winstmarge en kostenbeheer in de catering

Je winstmarge in de catering ligt anders dan in je restaurant. Klanten betalen graag voor gemak en service, dus de marge kan hoger liggen, maar daar staan kosten tegenover die je in de zaak niet hebt: transport, materiaal en ingehuurde bediening.

Je bruto winstmarge kun je berekenen door je omzet minus je directe kosten (ingrediënten, verpakking, transport) te delen door je omzet. Een gezonde bruto marge voor catering ligt meestal tussen de 60-70%.

Je food costs berekenen is in de catering lastiger, want je moet rekening houden met:

• Verspilling door onzekere gastenaantallen
• Extra kosten voor transport en warmhouden
• Ingrediëntprijzen die per seizoen flink kunnen schommelen
• Minimale bestelhoeveelheden die niet op je aantallen passen

Personeelskosten als percentage van je omzet zijn het cijfer dat je wekelijks wilt zien. In de catering schommelt dat meer dan in de zaak, omdat je voor grote events extra mensen inhuurt. Mik op 25-35% van je omzet, afhankelijk van het soort catering dat je levert. (bron: Wikipedia)

Klantentevredenheid en herhalingspercentage meten

In de catering telt je klantwaarde over meerdere jaren zwaar, want tevreden klanten komen terug voor het volgende event. Die waarde kun je berekenen door je gemiddelde orderwaarde te vermenigvuldigen met het aantal orders per jaar en het aantal jaren dat een klant bij je blijft.

Je herhalingspercentage kun je berekenen door het aantal klanten dat een tweede keer bestelt te delen door het totale aantal nieuwe klanten. Een gezond herhalingspercentage voor catering ligt rond de 30-40%.

Tevredenheid raakt je cijfers direct, want:

• Tevreden klanten bestellen bij een volgende order gemiddeld 15-20% meer
• Mond-tot-mondreclame drukt je marketingkosten
• Klachten en herleveringen kunnen flink van je winstmarge af gaan
• Goede reviews kunnen nieuwe klanten naar je toe brengen

Deze KPI meet je met een korte vragenlijst na elk catering event. Vraag naar de vier dingen waar het in de catering op vastloopt: smaak, presentatie, levering en service.

Operationele cijfers en personeelsproductiviteit

Je omzet per medewerker zegt veel over hoe soepel je operationele kant draait. Dat kun je berekenen door je totale omzet te delen door het aantal FTE's (fulltime equivalenten). Bij cateringbedrijven ligt dat cijfer vaak hoger dan in de zaak, omdat de gemiddelde orderwaarde hoger is.

Arbeidskosten als percentage van je omzet schommelen in de catering flink. Bij kleine events kunnen die kosten oplopen tot 40%, terwijl je bij grote events met vrijwel hetzelfde team veel meer omzet wegwerkt en rond de 25% uitkomt.

Operationele KPI's die je financiële resultaat raken:

• Voorbereidingstijd per portie
• Aantal events per dag dat je team aankan
• Ritten combineren (meerdere leveringen per rit)
• Retourpercentage van materiaal

Door die cijfers bij te houden zie je waar het knelt: de rit die elke keer uitloopt, het materiaal dat nooit compleet terugkomt. Ze helpen je de plekken te vinden waar je winst maakt zonder dat je één klant extra nodig hebt. (bron: Wikipedia)

Seizoensgebonden trends en cashflow

Catering kent sterke seizoenspatronen die je cashflow raken. December en het voorjaar zijn meestal topmaanden, januari en augustus liggen vaak stil. Leg je omzetcijfers van de afgelopen jaren naast elkaar per maand, dan zie je het patroon zo.

Je cashflow in de gaten houden is in de catering extra belangrijk, want:

• Klanten betalen vaak pas na het event
• Jij moet vooraf ingrediënten en personeel betalen
• Grote events kunnen je rekening tijdelijk leegtrekken
• Seizoensschommelingen raken je liquiditeit

Je pieken en dalen voorspel je door:

• Je cijfers van vorig jaar per maand te bekijken
• Feestdagen en schoolvakanties in je planning te zetten
• Een buffer op te bouwen voor de rustige maanden
• Bij grote events met een aanbetaling te werken

Een goede cashflowplanning zorgt dat je ook in een stille maand je vaste lasten betaalt en toch kunt investeren. Juist in de catering, waar je omzet per maand alle kanten op schiet, is dat het verschil tussen rustig doorwerken en rood staan.

Welke software helpt bij het meten van catering KPI's?

Voor het bijhouden van je horeca KPI's heb je iets nodig dat meegroeit. Spreadsheets kunnen prima werken als je een paar events per maand doet, maar ze worden onhandig zodra je agenda volloopt.

Soort software	Voordelen	Nadelen
Spreadsheets	Goedkoop, flexibel, bekend	Foutgevoelig, tijdrovend, alles met de hand
Boekhoudpakketten	Goede financiële rapportage	Weten niets van catering
Catering software	Alles op één plek, rekent zelf door	Hogere kosten, je moet het leren

Software die speciaal voor catering is gemaakt scheelt het meeste werk, omdat die:

• Je food costs per event zelf uitrekent
• Je winstmarge meteen laat zien, ook als het aantal gasten verandert
• Offertes koppelt aan je inkoop en je planning
• Overzichten maakt per KPI die je wilt volgen
• Aansluit op je boekhouding

Kies iets dat past bij de grootte van je bedrijf en dat meegaat als je groeit. Welke KPI's je erin volgt, bepaal je zelf. Het belangrijkste is dat je je cijfers elke maand op dezelfde manier bijhoudt, want alleen dan zie je een trend in plaats van een losse maand.

Financiële KPI's meten voor je cateringbedrijf vraagt vooral discipline. Houd je omzet, je marges, je klanttevredenheid en je operationele cijfers systematisch bij, dan krijg je grip op je catering financiën en neem je beslissingen op cijfers in plaats van op gevoel. Dat geldt voor een cateringtak die net begint net zo goed als voor een tak die al jaren draait. Wil je weten hoe wij horecaondernemers daarbij helpen, neem contact met ons op.

Leestip: ➡️ Welke gegevens moeten verplicht op een cateringfactuur staan?

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik mijn catering KPI's bijwerken en analyseren?

Houd je belangrijkste KPI's, zoals omzet per event en winstmarge, wekelijks bij en ga er maandelijks goed voor zitten. Seizoensgebonden trends bekijk je per kwartaal, want daar zie je pas een patroon in als je meerdere maanden naast elkaar legt.

Wat doe ik als mijn winstmarge onder de 60% zakt?

Kijk eerst naar je food costs: zijn je inkoopprijzen gestegen zonder dat je menuprijzen meegingen? Controleer daarna je porties en je verspilling. Blijft de marge laag, dan zit het vaak in te lage orderwaardes of in werk dat meer handen kost dan je had gerekend.

Hoe voorkom ik cashflow problemen tijdens rustige seizoenen?

Bouw in de drukke maanden een buffer op en werk bij grote events met een aanbetaling. Vul de stille maanden met ander werk: kookcursussen, maaltijden voor bedrijven of een samenwerking met een locatie die in het laagseizoen juist wel draait.

Welke KPI is het belangrijkst voor een startende cateringtak?

De gemiddelde orderwaarde. Die bepaalt direct of je aan een event verdient. Werk eerst aan hogere orderwaardes met pakketten en extra services, en ga pas daarna op volume jagen. Tien goede events zijn winstgevender dan twintig magere.

Hoe bereken ik mijn food costs correct bij wisselende groepsgroottes?

Werk met standaardrecepten per persoon en reken 5-10% verspilling mee. Bereken je kosten per portie inclusief transport en verpakking, en pas dat aan op de groepsgrootte: bij grotere groepen liggen je kosten per persoon meestal lager.

Wat is een realistisch herhalingspercentage voor mijn cateringbedrijf?

30-40% is gezond voor catering. Zit je onder de 25%, kijk dan naar je nazorg: bel je klanten na een event nog een keer? Zit je boven de 50%, dan heb je trouwe klanten en kun je je aandacht op nieuwe klanten richten.

Hoe ga ik om met KPI-verschillen tussen verschillende eventtypes?

Bekijk je KPI's apart per soort event, want elk type heeft zijn eigen marge. Bedrijfslunches leveren per stuk minder op maar komen vaker terug, bruiloften hebben een hogere marge maar vragen veel meer mensen op de vloer. Stem je aanpak per soort af.

Catermonkey rekent je catering offerte door vanuit je recepten en je inkoopprijzen, zodat je de food cost en de marge per event ziet voordat je hem verstuurt, en aan het eind van de maand niet hoeft te gokken waar je geld is gebleven.

Probeer gratis