Instellingen
Stop met handmatig achter bevestigingen aan te lopen
Stel de regels één keer in. Offerte na 5 dagen nog niet getekend? Herinnering. Aantal gasten ontbreekt een week voor het evenement? Herinnering. Jij hoeft het niet meer bij te houden: het systeem vergeet nooit.
Je stuurt een offerte op maandag. Tegen vrijdag probeer je je te herinneren welke klanten nog een antwoord schuldig zijn. Een week voor de bruiloft vraag je je af of de bruid het definitieve aantal gasten al heeft bevestigd. Stel de regels één keer in, offerte niet getekend na N dagen, aantal gasten niet bevestigd M dagen van tevoren, en Catermonkey maakt de herinneringstaak op precies het juiste moment aan.
- Stel regels één keer in: offerte verstuurd → herinnering na N dagen, evenement over M dagen → gastaantal bevestigen, evenement afgelopen → vraag om een beoordeling
- Taken verschijnen in de to-do-lijst van je team op precies het triggersmoment, niet eerder
- Heeft de klant al actie ondernomen (getekend, bevestigd), dan verschijnt er geen herinnering, geen overbodige meldingen
- Filter op opdrachttype zodat bruiloftsregels niet van toepassing zijn op dinsdagse lunchleveringen
- Zet een regel aan of uit wanneer je werkwijze verandert; pas de tijdsspanne aan zonder iets opnieuw op te bouwen
De regels die je toch al in je hoofd bijhoudt
Bepaal de trigger: drie dagen nadat een offerte is verstuurd, zeven dagen voor de levering, twee weken voor een meerdaags festival, de ochtend na het evenement. Catermonkey voegt de taak op precies dat moment toe aan de lijst van jouw team. "Opvolgen: offerte bruiloft Sarah, 5 dagen geleden verstuurd, nog niet getekend." "Bevestig het aantal gasten voor vrijdag met de Vermeulen s, evenement over 7 dagen." Taken verschijnen wanneer ze relevant zijn, niet eerder en niet later.
Het systeem weet wat al gedaan is
Heeft de klant de offerte al getekend, dan verschijnt er geen opvolgherinnering. Is het aantal gasten al ingevuld, dan verschijnt er geen controletaak. Je ziet alleen het werk dat nog gedaan moet worden, geen overbodige meldingen, geen handmatig door je opdrachtenlijst scrollen om uit te zoeken wie je nog wat schuldig is.
Koppel regels aan opdrachttypes, zodat de juiste regel op het juiste moment geldt
Een dinsdagse lunchleveringen heeft geen bruiloftsstijl-gastatelling nodig. Een bruiloft heeft geen same-day prep-herinnering voor afhaalorders nodig. Filter elke regel op opdrachttype, zodat hij alleen van toepassing is waar dat zinvol is. Je takenlijst blijft overzichtelijk en je team richt zich op wat de volgende boeking echt vooruithelpt.
Voor wie het werkt
Ondernemer
Jij hoeft niet meer de agenda te zijn. Het systeem attendeert je team op precies het juiste moment, en houdt zich stil als het werk al gedaan is.
Verkoop / accountmanager
Offertes vallen niet meer tussen wal en schip. De herinnering verschijnt automatisch in je takenlijst als een klant na een week nog niet heeft getekend. Je volgt op terwijl het nog vers ligt, niet nadat ze al bij iemand anders hebben geboekt.
Keukenmanager
Je weet dagen van tevoren wanneer een gastaantal nog ontbreekt, zodat je het kunt natrekken voordat de productie begint, niet op de ochtend zelf.