Instellingen
Schrijf de e-mail één keer, stuur hem duizend keer
E-mailsjablonen halen klantnaam, eventdatum, gerechten en totalen rechtstreeks uit de opdracht. Jij voegt de warmte toe, het systeem verzorgt de herhaling.
Je stuurt hetzelfde bevestigingsmailtje driehonderd keer per jaar. Hetzelfde bericht bij een verstuurde offerte. Dezelfde bevestiging na een boeking. Hetzelfde bedankje de ochtend erna. E-mailsjablonen nemen de herhaling van je over: jij schrijft het bericht één keer, het systeem vult klantnaam, eventdatum, gerechten en totalen in vanuit elke opdracht, altijd en automatisch.
- Klantnaam, eventdatum, gerechten, totalen: rechtstreeks uit de opdracht gehaald, geen kopieer- en plakwerk
- Kant-en-klare sjablonen voor terugkerende cateringmomenten: offerte versturen, boeking bevestigen, aantal opvragen, factuur sturen, bedankje, reviewverzoek
- Optionele statuswijziging bij verzenden (offerte verstuurd → Optie, bevestiging verstuurd → Bevestigd, factuur verstuurd → Gefactureerd)
- Sjabloonteksten per taal: elk sjabloon bewaart zijn vertalingen, het systeem kiest de juiste per klant
- Bijlagenbibliotheek: upload je vaste pdf's één keer, koppel ze aan elk sjabloon
- Bewerk de vooringevulde tekst inline voor het verzenden, één persoonlijke zin maakt van een systeemmail een persoonlijk bericht
Sjablonen halen alles rechtstreeks uit de opdracht
Elk e-mailsjabloon heeft jouw huisstijl en haalt klantnaam, eventdatum, gerechten, pakketten, totalen en contactgegevens rechtstreeks op uit de opdracht waarvoor hij verstuurd wordt. Kies het sjabloon dat past bij het moment: offerte versturen, boeking bevestigen, factuur sturen, definitief aantal opvragen, bedankje, reviewverzoek. Voeg één persoonlijke zin toe en druk op verzenden. De klant krijgt een e-mail die voelt alsof je hem speciaal voor hen schreef, omdat de personalisering uit echte gegevens komt.
Statuswijziging ingebouwd
E-mailsjablonen kunnen de status van de opdracht automatisch aanpassen op het moment van verzenden. "Offerte verstuurd" → status wordt Optie. "Bevestiging verstuurd" → status wordt Bevestigd. "Factuur verstuurd" → status wordt Gefactureerd. Je opdrachtenlijst werkt zichzelf bij, zodat het overzicht altijd de werkelijkheid weergeeft zonder dat iemand hoeft door te klikken.
Meerdere talen zonder extra werk
Cater je in twee of drie talen? Dan bewaar je in elk sjabloon de vertalingen die daarbij horen. Het systeem kiest de juiste versie op basis van de voorkeurstaal van de klant: één keer instellen op de klantkaart, overal toegepast.
Bijlagen horen bij het sjabloon
Upload je vaste pdf's één keer (algemene voorwaarden, allergeneninfo, je laatste brochure) naar de bijlagenbibliotheek. Elk sjabloon kan elk document meesturen, zodat het juiste papierwerk automatisch meegaat met elke offerte, bevestiging of factuur. Niemand hoeft te zoeken naar de meest recente versie.
Voor wie het werkt
Ondernemer
Laat je team geen tijd meer verspillen aan het steeds opnieuw typen van dezelfde bevestigings- en herinneringsmails voor elke opdracht. Sjablonen bewaren jouw toon en verkorten de inwerkperiode voor nieuwe medewerkers.
Verkoop / accountmanager
Offerte klaar? In vijf seconden verstuurd: het sjabloon regelt de aanhef, klantnaam, gerechten en totalen. Jij voegt een persoonlijke zin toe en klikt op verzenden.
Boekhouding
Factuur- en betalingsherinneringsmails worden op het juiste moment verstuurd, zetten de opdrachtsstatus op Gefactureerd en leggen het tijdstip vast. Jij bekijkt de uitzonderingen, niet de dagelijkse routinecorrespondentie.
Klant
Elke e-mail die je ontvangt bevat jouw naam, jouw event, jouw gerechten en jouw totalen — alsof de caterer hem speciaal voor jou schreef (want dat deed hij ook).