Impostazioni
Smettila di rincorrere le conferme a mano
Imposti le regole una volta sola. Il preventivo non è stato firmato dopo 5 giorni? Promemoria. Il numero di ospiti manca una settimana prima? Promemoria. Tu smetti di ricordartelo, il sistema non dimentica mai.
Invii un preventivo il lunedì. Il venerdì ti ritrovi a cercare di ricordare quali clienti ti devono ancora una risposta. Una settimana prima del matrimonio ti chiedi se la sposa abbia mai confermato il numero definitivo di ospiti. Imposta le regole una volta sola — preventivo non firmato dopo N giorni, numero di ospiti non confermato M giorni prima — e Catermonkey crea il promemoria esattamente al momento giusto.
- Imposta le regole una volta: preventivo inviato → promemoria dopo N giorni, evento tra M giorni → conferma ospiti, evento concluso → chiedi una recensione
- I compiti appaiono nella lista del tuo team esattamente al momento del trigger, non prima
- Se il cliente ha già fatto la sua parte (firmato, confermato), nessun promemoria scatta: niente solleciti doppi
- Filtra per tipo di servizio: le regole per matrimoni non si attivano sulle consegne pranzo del martedì
- Attiva o disattiva una regola quando il tuo modo di lavorare cambia; modifica l'intervallo di tempo senza ricostruire nulla
Le regole che già ti girerebbero in testa
Definisci il trigger: tre giorni dopo l'invio di un preventivo, sette giorni prima della consegna, due settimane prima di un festival su più giorni, la mattina dopo l'evento. Catermonkey aggiunge il compito alla lista del tuo team esattamente in quel momento. "Ricontatta il preventivo per il matrimonio di Sarah — inviato 5 giorni fa, ancora non firmato." "Conferma il numero di ospiti per il venerdì con i Vermeulens — evento tra 7 giorni." I compiti appaiono quando scadono, né prima né dopo.
Il sistema sa già cosa è stato fatto
Se il cliente ha già firmato il preventivo, nessun promemoria di follow-up scatta. Se il numero di ospiti è già inserito, nessun compito di verifica viene creato. Vedi solo il lavoro che deve ancora essere fatto: niente solleciti doppi, nessuna scansione manuale dell'elenco servizi per capire chi ti deve ancora cosa.
Filtra per tipo di servizio, così la regola giusta scatta al momento giusto
Una consegna pranzo del martedì non ha bisogno di un controllo ospiti da matrimonio. Un matrimonio non ha bisogno di un promemoria di preparazione last-minute da asporto. Filtra ogni regola per tipo di servizio in modo che si attivi solo dove ha senso. La lista dei compiti rimane ordinata e il tuo team si concentra su ciò che fa davvero avanzare la prossima prenotazione.
A chi serve
Titolare
Smetti di fare tu da calendario. Il sistema avvisa il tuo team esattamente al momento giusto, e tace quando il lavoro è già fatto.
Commerciale / account manager
I preventivi non si perdono più. Il promemoria appare automaticamente nella tua lista dei compiti quando un cliente non ha firmato dopo una settimana. Lo ricontatti finché è ancora caldo, non dopo che ha prenotato qualcun altro.
Responsabile di cucina
Sai con giorni di anticipo quando manca ancora il numero di ospiti: così puoi andare a cercarlo prima che inizi la produzione, non la mattina stessa dell'evento.