Firmencatering: was Unternehmen von einem Caterer erwarten

Er denkt nicht an ein einmaliges Fest, sondern an monatliche Mittagessen, Teamevents und Meetings, die einfach laufen müssen. Was Unternehmen von einem Caterer wollen, ist nicht unbedingt die schönste Präsentation oder das überraschendste Menü. Sie suchen jemanden, der zuverlässig ist, klar abrechnet und keinen Mehraufwand verursacht. So positionieren Sie Ihr Angebot.

Was ein Geschäftskunde wirklich sucht

Unternehmen, die Catering einkaufen, denken in Prozessen. Sie wollen wissen: Was kostet es, wann kommt es, und was müssen wir selbst regeln? Wenn diese drei Fragen schnell und klar beantwortet sind, ist die Chance groß, dass Sie den Auftrag bekommen. Und wenn es gut läuft, dass Sie wiederkommen.

Worauf Geschäftskunden Wert legen:

• Pünktlichkeit. Ein Mittagessen für eine Besprechung, das fünf Minuten zu spät ankommt, ist bereits ein Problem. Geschäftskunden planen eng. Sie auch.
• Vorhersehbarkeit. Sie wollen nicht jedes Mal neu über Preis oder Inhalt verhandeln. Ein festes Angebot oder eine Rahmenvereinbarung funktioniert besser als individuelle Preisgestaltung bei jedem Auftrag.
• Problemlose Abrechnung. Viele Unternehmen arbeiten mit Bestellnummern (PO-Nummern) und einem vorgeschriebenen Rechnungsformat. Wenn Sie damit umgehen können, sparen Sie ihrer Buchhaltung Arbeit. Und dann werden Sie eher wieder gebucht.
• Ein Ansprechpartner. Unternehmen mögen es nicht, jedes Mal neu erklären zu müssen, wer sie sind und was sie wollen. Ein fester Ansprechpartner auf Ihrer Seite wirkt Wunder für die Beziehung.

Das Angebot für einen Geschäftskunden

Ein Angebot für ein Unternehmen sieht etwas anders aus als eines für eine Privatfeier. Ein paar Dinge, die den Unterschied machen:

• Nettopreise und Mehrwertsteuer getrennt. Geschäftskunden verrechnen die Mehrwertsteuer und wollen sie sauber aufgeschlüsselt sehen. Ein Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer ohne Aufschlüsselung funktioniert nur bei Verbrauchern.
• Referenz auf ihre Bestellnummer. Wenn sie Ihnen eine PO-Nummer schicken, schreiben Sie sie auf jede Rechnung. Ohne diesen Code wird eine Rechnung oft zurückgeschickt.
• Klare Zahlungsbedingungen. Unternehmen zahlen selten am selben Tag. Vierzehn oder dreißig Tage sind üblich. Halten Sie das ausdrücklich im Angebot fest, damit Sie später nicht nachfragen müssen.
• Eine Stornierungsregelung. Meetings werden abgesagt, Budgets eingefroren. Legen Sie fest, was bei einer Stornierung passiert und ab wann Sie Kosten in Rechnung stellen.

Wiederholungsaufträge und Rahmenvereinbarungen

Das Schönste an einem festen Geschäftskunden ist, dass die Akquise nach dem ersten Auftrag größtenteils wegfällt. Wenn Sie es gut machen, schicken sie einfach eine Nachricht für den nächsten. Das erfordert allerdings eine Arbeitsweise, die Wiederholungen einfach macht.

Eine Rahmenvereinbarung oder ein Jahresvertrag legt die Grundvereinbarungen fest: was Sie liefern, zu welchem Preis, wie weit im Voraus sie bestellen, und was die standardmäßigen Stornierungsbedingungen sind. Sie müssen dann nicht für jeden Auftrag neu anbieten. Der Kunde schickt eine Buchungsbestätigung, Sie liefern, und Sie rechnen nach den vereinbarten Konditionen ab.

Das funktioniert auch gut für Sie: bessere Planung, weniger Überraschungen, und Sie können den Einkauf im Voraus regeln. Schlagen Sie eine solche Vereinbarung nach zwei oder drei erfolgreichen Aufträgen vor. Die meisten Kunden schätzen es, wenn Sie die Initiative ergreifen.

Was sich von einem Privat-Event unterscheidet

Firmencatering hat eine andere Dynamik als Hochzeiten oder Geburtstagsfeiern. Ein paar praktische Unterschiede:

• Weniger Emotion, mehr Logistik. Es gibt keinen nervösen Gastgeber oder eine Braut, die noch die Blumen anpassen möchte. Der Ansprechpartner möchte einfach wissen, ob alles pünktlich bereitsteht.
• Kürzere Vorlaufzeiten. Ein Firmen-Mittagessen für nächsten Dienstag ist normal. Stellen Sie sicher, dass Sie schnell auf kurzfristige Anfragen reagieren können, auch wenn es manchmal unbequem ist.
• Allergene sind keine Kleinigkeit. Unternehmen haben Mitarbeiter mit unterschiedlichen Ernährungsbedürfnissen. Nehmen Sie das ernst und fragen Sie immer danach. Eine Übersicht der enthaltenen Allergene für jedes Gericht verhindert Probleme.
• Aufräumen und Übergabe klären. In einem Büro möchte niemand hinterher selbst aufräumen. Legen Sie klar fest, was Sie mitnehmen und was der Kunde selbst erledigt, damit es hinterher keine Diskussionen gibt.

Wie Sie sich als Firmencaterer präsentieren

Unternehmen, die Catering zum ersten Mal auslagern, suchen Vertrauen. Referenzen von anderen Unternehmen wiegen schwerer als schöne Fotos von Feiern. Wenn Sie ein paar Geschäftskunden haben, fragen Sie, ob Sie sie erwähnen dürfen. Eine kurze Empfehlung auf Ihrer Website oder in einem Angebot wirkt mehr als eine Seite Produktbeschreibungen.

Weitere Dinge, die Geschäftskunden beruhigen: Ihre Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-ID auf jedem Angebot, der Nachweis, dass Sie die Hygienevorschriften einhalten, und eine übersichtliche Website, auf der steht, was Sie liefern und wie man bestellt. Je weniger sie suchen müssen, desto größer die Chance, den ersten Auftrag zu bekommen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Firmencatering und normalem Eventcatering?

Beim Firmencatering geht es um Geschäftskunden: Büros, Organisationen, Unternehmen. Sie buchen häufiger, erwarten mehr Struktur in Angeboten und Abrechnung und legen Wert auf Zuverlässigkeit vor Überraschungseffekt. Bei Eventcatering für Privatpersonen wiegt das Erlebnis schwerer als die Verwaltung.

Muss ich niedrigere Preise für Stammkunden berechnen?

Nicht unbedingt. Was Unternehmen wollen, ist Vorhersehbarkeit, nicht unbedingt den niedrigsten Preis. Ein Festpreis pro Person oder pro Arrangement funktioniert gut. Sie können bei größeren oder regelmäßigen Aufträgen einen bescheidenen Mengenrabatt anbieten, aber geben Sie nie so viel Rabatt, dass Ihre Marge verschwindet.

Wie gehe ich mit Last-Minute-Anfragen von Geschäftskunden um?

Geschäftskunden rufen manchmal zwei Tage vorher an. Entscheiden Sie im Voraus, bis wann Sie dies akzeptieren und was die minimale Vorlaufzeit ist. Halten Sie das im Angebot fest und wiederholen Sie es beim ersten Auftrag. Klare Erwartungen über was möglich ist und was nicht, verhindern später Enttäuschungen.

Was schreibe ich auf die Rechnung, wenn ein Unternehmen eine Bestellnummer gibt?

Schreiben Sie die PO-Nummer immer auf die Rechnung, am besten gut sichtbar oben oder im Referenzfeld. Viele Unternehmen können eine Rechnung ohne ihre Bestellnummer in ihrem System nicht verarbeiten. Fragen Sie die PO-Nummer immer vor der Lieferung ab, nicht danach.

Wie baue ich eine langfristige Beziehung zu einem Unternehmen auf?

Liefern Sie den ersten Auftrag fehlerlos ab und schicken Sie danach eine kurze Folge-E-Mail. Fragen Sie, ob alles den Erwartungen entsprochen hat, und weisen Sie darauf hin, dass Sie gerne feste Vereinbarungen treffen können, wenn sie regelmäßig Catering benötigen. Schlagen Sie nach zwei oder drei Aufträgen eine Rahmenvereinbarung vor. Zufriedene Unternehmen bleiben bei einem Caterer, der es einfach macht.

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