Kommunikation
Persönliche E-Mails, ohne denselben Text immer wieder einzutippen
Vorlagen übernehmen Kundenname, Veranstaltungsdatum, Gerichte und Summen direkt aus dem Auftrag. Wiederkehrende Nachrichten werden automatisch zum richtigen Zeitpunkt versandt. Sie sorgen für die persönliche Note, das System erledigt die Wiederholung.
«Guten Tag Frau Müller, anbei Ihr Angebot für die Hochzeit am 14. August, 120 Gäste, Buffet…» Diesen Satz haben Sie dieses Jahr schon hundertmal geschrieben. Öffnen Sie den Auftrag, wählen Sie eine Vorlage, und Catermonkey schreibt die E-Mail für Sie: Name, Datum, Gästezahl, Gerichte und Summen sind bereits eingetragen. Sie fügen zwei persönliche Sätze hinzu und klicken auf Senden.
- Vorlagen übernehmen Kundenname, Veranstaltungsdatum, Kontaktdaten, Gerichte und Summen direkt aus dem Auftrag: kein Kopieren und Einfügen
- Fertige Vorlagen für wiederkehrende Momente: Angebot senden, Buchung bestätigen, finale Gästezahl anfragen, Rechnung senden, Dankeschön, Bewertungsanfrage
- E-Mails zeitgesteuert versenden: Erinnerung zur Gästezahl eine Woche vor der Veranstaltung, Bewertungsanfrage drei Tage danach, Dankesnachricht am Morgen danach
- Anhänge (Angebots-PDF, Rechnung, Menü) werden je nach gewählter Vorlage automatisch hinzugefügt
- Jeden vorausgefüllten Text können Sie vor dem Senden direkt bearbeiten; ein persönlicher Satz macht aus einer Systemnachricht eine echte E-Mail
- Jede gesendete E-Mail wird im Aktivitätsprotokoll des Auftrags gespeichert: mit Zeitstempel, Empfängern und Dateien
- Antwort-Adresse und Absender verwenden Ihre eigene E-Mail-Adresse — Kunden antworten direkt an Sie, nicht an eine anonyme Systemadresse
Vorlagen, die Ihren Auftrag bereits kennen
Öffnen Sie einen Auftrag, klicken Sie auf Senden, und das E-Mail-Formular lädt sich mit der Adresse Ihres Kunden, dem Veranstaltungsdatum und dem Angebots-PDF als Anhang. Wählen Sie eine Vorlage (Angebot senden, Buchung bestätigen, Rechnung senden, Dankeschön, Bewertung anfragen), und der Text füllt sich mit Name, Veranstaltung, Menü und Summen. Sie ändern, was es persönlich macht: «Ich freue mich schon auf Samstag, bitte erinnern Sie Karen an die glutenfreie Vorspeise!» Zwei persönliche Sätze obenauf, den Rest hat das System erledigt.
Planen Sie die E-Mails, die Sie sonst vergessen würden
Die meisten Catering-E-Mails folgen einem festen Muster. Bestätigung senden. Eine Woche vor der Veranstaltung die finale Gästezahl anfragen. Am Tag der Veranstaltung eine Erinnerung an Ihren Ansprechpartner schicken. Am nächsten Morgen eine Dankesnachricht. Drei Tage später eine Bitte um eine Google-Bewertung. Richten Sie den Zeitplan einmal beim Bestätigen des Auftrags ein — Catermonkey sendet jede E-Mail zum richtigen Zeitpunkt mit den passenden Platzhaltern. Ihre Kunden fühlen sich gut betreut, ohne dass Sie dreißig einzelne Dinge im Kopf behalten müssen.
Jedes Gespräch bleibt im Auftrag
Jede gesendete E-Mail landet im Aktivitätsprotokoll des Auftrags — mit Zeitstempel, Empfängern, Anhängen, alles vollständig. Ihr Küchenleiter sieht, dass der Kunde das Menü erhalten hat. Ihre Buchhaltung sieht, dass die Rechnung vom Dienstagmorgen raus ist. Ihr Kollege, der am Montag übernimmt, sieht den gesamten Verlauf, ohne dass Sie ihm etwas weiterleiten müssen. Eine verlässliche Quelle, kein Nachfragen.
Wer davon profitiert
Inhaber
Ihre Kunden fühlen sich persönlich betreut, auch wenn Sie dreißig Aufträge im Monat betreuen. Das System übernimmt die Wiederholung, Ihr Team sorgt für die persönliche Note.
Vertrieb / Account Manager
Angebot fertig? In fünf Sekunden verschickt. Hochzeitsbestätigung? Vorlage auswählen. Die Erinnerung zur Gästezahl eine Woche vorher geht von selbst raus. Die Bewertungsanfrage drei Tage nach der Veranstaltung ebenfalls. Ihr Aufwand sinkt; Ihre Zuverlässigkeit bleibt.
Kunde
Sie erhalten das Angebot innerhalb weniger Minuten in Ihrem Postfach. Eine freundliche Erinnerung eine Woche vor der Veranstaltung. Eine Dankesnachricht am nächsten Morgen. Jede Nachricht enthält Ihren Namen, Ihre Veranstaltung, Ihre Details — als wäre sie eigens für Sie geschrieben (denn das ist sie).
Buchhaltung
Rechnungs-E-Mails werden mit Sendezeitpunkt und Empfänger protokolliert. Die Abstimmung ist unkompliziert, weil Sie genau wissen, was wann versandt wurde — ohne erst nachfragen zu müssen.