Welche Kosten gehören in ein Catering-Angebot?

22. April 2026

Sie arbeiten hart, liefern alles wie vereinbart, und am Ende stellt sich heraus, dass Ihre Kosten höher waren als Ihr Preis. Das ist ein bekanntes Problem in der Branche. Zu wissen, welche Kostenpositionen immer in ein Angebot gehören, ist der erste Schritt, es zu vermeiden. In diesem Artikel gehen Sie sie alle durch.

Die vier Grundkostengruppen, die immer rein müssen

Jedes Catering-Angebot basiert auf vier wesentlichen Kostengruppen. Fehlt auch nur eine davon, ist Ihre Marge gefährdet.

• Zutaten: Das Offensichtlichste, aber auch das am einfachsten Unterschätzte. Berechnen Sie pro Gericht, wie viel Sie brauchen, zählen Sie alle Komponenten dazu (Haupt- und Beilagen, Saucen, Brot, Dressings) und addieren Sie einen Puffer von 5-10 % für Verschwendung und Ausfall.
• Personal: Bruttostundenlohn plus Arbeitgeberanteile. Vergessen Sie nicht die Stunden für Einkaufen, Vorbereitung, Transport, Aufbau, Service, Abbau und Reinigung. Die sind genauso real wie die Stunden vor Ort.
• Transport: Kraftstoff, Maut, Fahrzeugverschleiß und Parkgebühren. Bei längeren Strecken oder mehreren Standorten summieren sich diese Kosten schnell.
• Ausstattung und Material: Alles, was Sie mitbringen. Geschirr, Besteck, Chafing Dishes, Kühlboxen, Zelte, Tische. Mieten Sie es, geben Sie die Mietkosten weiter. Besitzen Sie es, rechnen Sie die Abschreibung ein.

Wie Sie Personalkosten richtig berechnen

Personalkosten sind für die meisten Caterer der größte variable Kostenposten und gleichzeitig der am häufigsten unterschätzte. Ein paar Regeln, um es richtig zu machen:

• Verwenden Sie immer Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, grob geschätzt 20-30 % auf das Bruttogehalt, je nach Vertragsart und geltendem Recht.
• Zählen Sie alle Stunden mit, einschließlich Fahrtzeit, Aufbau und Abbau. Ein vierstündiges Event kann leicht acht bezahlte Stunden pro Mitarbeiter kosten.
• Berücksichtigen Sie Zuschläge: Abend-, Nacht- und Wochenendzuschläge erhöhen den Stundensatz teils um 25-50 %. Geben Sie sie nicht weiter, fressen sie Ihre Marge auf.
• Rechnen Sie auch Ihre eigenen Stunden als Inhaber ein. Ihre Zeit kostet Geld, auch wenn kein Gehaltsstempel darauf steht.

Versteckte Kosten, die man leicht übersieht

Neben den vier Grundgruppen gibt es Kosten, die man schnell übersieht. Sie sind aber genauso real:

• Versicherung: Haftpflichtversicherung für Schäden vor Ort, eventuell eine Veranstaltungsversicherung. Legen Sie einen Teil der Jahresprämie auf jeden Auftrag um.
• Genehmigungen und Gebühren: Bei öffentlichen Veranstaltungen, Alkoholausschank oder Nutzung öffentlicher Flächen können Genehmigungen und Gebühren anfallen.
• Park- und Ladekosten: Parkgebühren für Ihren Transporter oder Ladezonengebühren können am Veranstaltungstag tatsächliche Kosten bedeuten.
• Reinigung und Entsorgung: Wer räumt auf und wer entsorgt den Abfall? Macht das Ihr Team, sind das Arbeitsstunden. Beauftragen Sie ein Reinigungsunternehmen, sind das direkte Kosten.
• Mietgeschirr und Möbel: Wenn Sie nicht alles besitzen, entstehen Mietkosten, die im Angebot stehen müssen.

Wie Sie mit unvorhergesehenen Kosten umgehen

Nicht alles lässt sich im Voraus planen. Ein Puffer für Unvorhergesehenes ist kein Luxus: Addieren Sie standardmäßig 5-10 % auf Ihre Gesamtkostenrechnung als Sicherheitsmarge.

Typische Überraschungen, die ein Puffer abdeckt:

• Mehr Gäste als vereinbart, was mehr Essen als geplant bedeutet.
• Verzögerungen vor Ort, die den Aufbau verlängern und Mehrstunden verursachen.
• Defektes oder vergessenes Material, das eine Extrafahrt oder Last-Minute-Miete erfordert.
• Wetteränderungen bei Outdoor-Events, die zusätzliche Zelte oder Heizgeräte nötig machen.

Legen Sie auch im Angebot fest, was bei erheblichen Abweichungen von der vereinbarten Gästeanzahl gilt. So vermeiden Sie Diskussionen nach dem Event.

Warum eine vollständige Kostenrechnung so wichtig ist

Ein Angebot, das Kosten auslässt, gefährdet nicht nur Ihre Marge, es stellt Ihr Unternehmen falsch dar. Kunden, die nach einem Event mit unerwarteten Mehrkosten konfrontiert werden, sind unzufriedene Kunden. Seien Sie transparent darüber, was im Preis enthalten ist und was nicht. Das schafft Vertrauen und verhindert Streitigkeiten.

Außerdem zeigt Ihnen eine detaillierte Kostenaufstellung, wo Sie Einsparungen erzielen können. Wenn Sie sehen, dass der Transport 15 % Ihrer Gesamtkosten ausmacht, denken Sie über Routenplanung anders nach, als wenn Sie diese Zahl nie im Blick hatten.

Häufig gestellte Fragen

Sollten Gemeinkosten in ein Catering-Angebot einfließen?

Ja, auch wenn das nicht immer als eigene Position erscheint. Gemeinkosten wie Küchenmiete, Verwaltungssoftware, Versicherungen und Marketingkosten müssen auf Ihre Aufträge umgelegt werden. Tun Sie das nicht, machen Sie zwar pro Auftrag Gewinn, aber nicht genug, um Ihre Fixkosten zu decken. Eine einfache Methode: Addieren Sie Ihre jährlichen Gemeinkosten, teilen Sie sie durch die erwartete Auftragszahl und rechnen Sie den Betrag pro Person in Ihren Einstandspreis ein.

Wie hoch sollte der Puffer für Zutatenverschwendung sein?

Für die meisten Catering-Situationen sind 5-10 % ausreichend. Bei Veranstaltungen mit unsicherer Gästeanzahl, Buffet-Service oder Produkten mit kurzer Haltbarkeit sollten Sie eher zum oberen Ende gehen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen mit wechselnden Teilnehmerzahlen können sogar 12-15 % sinnvoll sein.

Muss die Fahrzeit von Personal vergütet werden?

Das hängt von Ihren Arbeitsverträgen und dem geltenden Arbeitsrecht ab. In vielen Fällen muss die Fahrzeit zu einem Auftrag außerhalb des regulären Arbeitsortes zumindest teilweise vergütet werden. Prüfen Sie Ihre Verträge oder wenden Sie sich an Ihre Lohnbuchhaltung. Rechnen Sie sie auf jeden Fall in Ihre Kalkulation ein, auch wenn Sie es intern anders handhaben.

Wie sollte ich Kosten im Angebot selbst aufführen?

Das hängt vom Kunden und dem Auftrag ab. Für Geschäftskunden ist eine detaillierte Aufstellung nach Kategorien und pro Person professionell und erwartet. Für Privatkunden wie Hochzeiten reicht oft ein Gesamtpreis mit klarer Leistungsbeschreibung. Nennen Sie immer explizit, was nicht enthalten ist, etwa Mehrstunden oder Gäste über das vereinbarte Minimum hinaus.

Ein Kunde fragt, warum mein Angebot teurer ist als das eines Mitbewerbers. Was sage ich?

Erklären Sie, was Ihr Preis beinhaltet. Ein günstigerer Mitbewerber lässt möglicherweise Kostenpositionen weg, verwendet günstigere Zutaten oder plant weniger Personal ein. Sie können zeigen, dass Ihr Preis vollständig und fair kalkuliert ist. Kunden, die verstehen, was sie für ihr Geld bekommen, sind auch leichter zu binden.

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