Einstellungen
Schluss mit dem manuellen Nachhaken
Die Regeln einmal einrichten. Angebot nach 5 Tagen noch nicht unterschrieben? Erinnerung. Personenzahl eine Woche vorher noch offen? Erinnerung. Sie müssen sich an nichts mehr erinnern. Das System vergisst nichts.
Sie versenden ein Angebot am Montag. Am Freitag versuchen Sie sich zu erinnern, welche Kunden noch eine Antwort schulden. Eine Woche vor der Hochzeit fragen Sie sich, ob die Braut die endgültige Personenzahl je bestätigt hat. Legen Sie die Regeln einmal fest (Angebot nach N Tagen nicht unterschrieben, Personenzahl M Tage vorher unbestätigt) und Catermonkey erstellt die Erinnerungsaufgabe genau zum richtigen Zeitpunkt.
- Regeln einmal festlegen: Angebot gesendet → Erinnerung nach N Tagen, Veranstaltung in M Tagen → Personenzahl bestätigen, Veranstaltung abgeschlossen → Bewertung anfragen
- Aufgaben erscheinen genau zum Auslösezeitpunkt in der To-do-Liste Ihres Teams, nicht früher
- Hat der Kunde die Aktion bereits ausgeführt (unterschrieben, bestätigt), wird keine Erinnerung ausgelöst: kein doppeltes Nachhaken
- Nach Auftragstyp filtern, damit Hochzeitsregeln nicht bei Dienstagsmittagslieferungen ausgeführt werden
- Eine Regel ein- oder ausschalten, während sich Ihr Prozess weiterentwickelt; den Zeitabstand anpassen, ohne alles neu einrichten zu müssen
Die Regeln, die Sie ohnehin im Kopf haben
Sie legen den Auslöser fest: drei Tage nach dem Versand eines Angebots, sieben Tage vor der Lieferung, zwei Wochen vor einem mehrtägigen Festival, der Morgen nach der Veranstaltung. Catermonkey fügt die Aufgabe Ihrer Teamliste genau in diesem Moment hinzu. «Sarahs Hochzeitsangebot nachverfolgen, vor 5 Tagen gesendet, noch nicht unterschrieben.» «Personenzahl für Freitag mit den Vermeulens bestätigen, Veranstaltung in 7 Tagen.» Aufgaben erscheinen, wenn sie fällig sind, nicht früher, nicht später.
Das System weiß, was bereits erledigt ist
Hat der Kunde das Angebot bereits unterzeichnet, wird keine Nachfasserinnerung ausgelöst. Ist die Personenzahl bereits eingetragen, erscheint keine Überprüfungsaufgabe. Sie sehen nur die Arbeit, die noch aussteht: kein doppeltes Nachhaken, kein manuelles Durchsuchen Ihrer Auftragsliste, um herauszufinden, wer Ihnen noch was schuldet.
Nach Auftragstyp filtern, damit die richtige Regel greift
Eine Dienstagmittags-Lieferung braucht keine Personenzahlprüfung wie bei einer Hochzeit. Eine Hochzeit braucht keine Vorbereitungserinnerung am selben Tag wie ein Abholauftrag. Filtern Sie jede Regel nach Auftragstyp, damit sie nur dort greift, wo es Sinn ergibt. Ihre Aufgabenliste bleibt übersichtlich; Ihr Team konzentriert sich auf das, was den nächsten Auftrag wirklich voranbringt.
Wer davon profitiert
Inhaber
Sie müssen nicht mehr der Kalender sein. Das System erinnert Ihr Team genau zum richtigen Moment und bleibt still, wenn die Arbeit bereits erledigt ist.
Vertrieb / Account Manager
Angebote gehen nicht mehr unter. Die Erinnerung erscheint automatisch in Ihrer Aufgabenliste, wenn ein Kunde nach einer Woche noch nicht unterschrieben hat. Sie haken nach, solange das Interesse noch frisch ist, nicht erst, wenn der Kunde bereits woanders gebucht hat.
Küchenleitung
Sie erfahren Tage im Voraus, wenn eine Personenzahl noch fehlt, so können Sie die Antwort einholen, bevor die Produktion beginnt, und nicht erst am Morgen der Veranstaltung.