Einstellungen
Die E-Mail einmal schreiben, tausendmal senden
E-Mail-Vorlagen übernehmen Kundenname, Veranstaltungsdatum, Speisen und Gesamtbetrag direkt aus dem Auftrag. Sie bringen die persönliche Note, das System erledigt die Wiederholung.
Sie senden dreihundert Mal im Jahr dieselbe Bestätigungs-E-Mail. Dieselbe Nachricht nach dem Angebotsversand. Denselben Buchungsbestätigung. Dasselbe Dankeschön am nächsten Morgen. E-Mail-Vorlagen übernehmen die Wiederholung: Sie schreiben die Nachricht einmal, das System trägt Kundenname, Veranstaltungsdatum, Speisen und Gesamtbetrag aus jedem Auftrag ein. Dauerhaft.
- Kundenname, Veranstaltungsdatum, Speisen, Gesamtbetrag: direkt aus dem Auftrag übernommen, kein manuelles Kopieren
- Vorgefertigte Vorlagen für wiederkehrende Catering-Momente: Angebot senden, Buchung bestätigen, Personenzahl anfragen, Rechnung senden, Dankeschön, Bewertungsanfrage
- Optionaler Statuswechsel beim E-Mail-Versand (Angebot gesendet → Option, Bestätigung gesendet → Bestätigt, Rechnung gesendet → Fakturiert)
- Sprachspezifische Vorlagentexte: jede Vorlage enthält ihre Übersetzungen, das System wählt die richtige pro Kunde
- Anhangsbibliothek: Standard-PDFs einmalig hochladen, an jede Vorlage anhängen
- Vorausgefüllten Text direkt vor dem Versand bearbeiten: ein persönlicher Satz macht aus einer Systemmail eine persönliche Nachricht
Vorlagen ziehen die Daten direkt aus dem Auftrag
Jede E-Mail-Vorlage enthält Ihr gebrandetes Layout und übernimmt Kundenname, Veranstaltungsdatum, Speisen, Pakete, Gesamtbeträge und Kontaktdaten direkt aus dem jeweiligen Auftrag. Wählen Sie die passende Vorlage für den Moment (Angebot senden, Buchung bestätigen, Rechnung senden, endgültige Personenzahl anfragen, Dankeschön, Bewertung anfragen), fügen Sie einen persönlichen Satz hinzu und klicken Sie auf Senden. Der Kunde erhält eine E-Mail, die wirkt, als hätten Sie sie genau für ihn geschrieben, weil die Personalisierung aus echten Daten stammt.
Statuswechsel automatisch eingebaut
E-Mail-Vorlagen können den Auftragsstatus im Moment des Versands aktualisieren. «Angebot gesendet» → Status wird Option. «Bestätigung gesendet» → Status wird Bestätigt. «Rechnung gesendet» → Status wird Fakturiert. Ihre Auftragsliste aktualisiert sich selbst, sodass die Übersicht immer der Realität entspricht, ohne dass jemand manuell klicken muss.
Mehrsprachig von Anfang an
Wenn Sie in zwei oder drei Sprachen arbeiten, enthält jede Vorlage ihre eigenen Übersetzungen. Das System wählt die richtige Sprache anhand der bevorzugten Sprache des Kunden aus, einmal im Kundendatensatz festgelegt, überall angewendet.
Anhänge bleiben bei der Vorlage
Laden Sie Ihre Standard-PDFs einmalig in die Anhangsbibliothek hoch: AGB, Informationsblatt zu Allergenen, Ihre aktuelle Broschüre. Jede Vorlage kann jedes Dokument anhängen, sodass die richtigen Unterlagen mit jedem Angebot, jeder Bestätigung oder Rechnung mitgeschickt werden, ohne dass jemand nach der aktuellen Version suchen muss.
Wer davon profitiert
Inhaber
Sparen Sie Ihrem Team die Zeit, die es für das erneute Eintippen derselben Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails für jeden Auftrag aufwendet. Vorlagen bewahren Ihren Stil und verkürzen die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter.
Vertrieb / Account Manager
Angebot fertig? Fünf Sekunden bis zum Versand, die Vorlage übernimmt Begrüßung, Kundenname, Speisen und Gesamtbetrag. Sie fügen einen persönlichen Satz hinzu und klicken auf Senden.
Buchhaltung
Rechnungs- und Zahlungserinnerungs-E-Mails werden planmäßig versendet, setzen den Auftragsstatus auf Fakturiert und protokollieren den Zeitstempel. Sie kümmern sich um Ausnahmen statt um Routinekorrespondenz.
Kunde
Jede E-Mail enthält Ihren Namen, Ihre Veranstaltung, Ihre Speisen, Ihren Gesamtbetrag, als hätte der Caterer sie genau für Sie geschrieben (hat er auch).