Mehrwertsteuer-Regeln für Catering-Rechnungen können auf den ersten Blick kompliziert wirken, aber mit dem richtigen Wissen wird es deutlich überschaubarer. Als Cateringunternehmen arbeiten Sie mit verschiedenen MwSt.-Sätzen, je nachdem was Sie liefern. Für Speisen und alkoholfreie Getränke gilt in der Regel ein reduzierter Steuersatz, während zusätzliche Dienstleistungen wie Bedienung oder Catering vor Ort häufig dem Regelsteuersatz unterliegen.
Der Unterschied liegt darin, ob Sie ein Produkt liefern oder eine Dienstleistung erbringen. Auch bei den Kosten ist Vorsicht geboten: Die Vorsteuer auf Speisen und Getränke ist nicht immer abzugsfähig. Indem Sie Ihre Rechnungen klar aufbauen und Ihre Buchführung sorgfältig führen, vermeiden Sie Fehler und sind bei einer Betriebsprüfung gut aufgestellt.
Die Mehrwertsteuer im Catering wird in der Praxis oft zu vereinfacht betrachtet, obwohl gerade die Details für eine korrekte Steuererklärung entscheidend sind. Besonders bei kombinierten Leistungen wie Veranstaltungen läuft es häufig schief, weil nicht sorgfältig zwischen Lieferung und Dienstleistung unterschieden wird. Das Finanzamt beurteilt dies streng auf Basis der tatsächlichen Gegebenheiten, weshalb eine falsche Einschätzung schnell zu Korrekturen oder Nachzahlungen führen kann.
Welche Mehrwertsteuersätze gelten für Catering?
Im Catering arbeiten Sie in Deutschland in der Regel mit zwei Mehrwertsteuersätzen: 7 % und 19 %. Welchen Satz Sie anwenden, hängt vor allem davon ab, was Sie liefern: nur Speisen und Getränke oder eine vollständige Dienstleistung.
Der ermäßigte Steuersatz (7 %) gilt für:
- Speisen und alkoholfreie Getränke zum Mitnehmen oder zur Lieferung
- Mahlzeiten, die Sie beim Kunden ausliefern
- Catering, bei dem Sie ausschließlich Lebensmittel und Getränke liefern
Der Regelsteuersatz (19 %) gilt für:
- Dienstleistungen wie Bedienung und Personal
- Vermietung von Materialien wie Tischen, Stühlen und Geschirr
- Vollständige Veranstaltungsbetreuung
- Dekoration und Styling
- Alle alkoholischen Getränke
Achtung: Kombinieren Sie mehrere Leistungen, müssen Sie diese auf der Rechnung separat mit dem jeweils zutreffenden Steuersatz ausweisen. Liefern Sie zum Beispiel sowohl Speisen (7 %) als auch Personal und Materialien (19 %), trennen Sie dies klar auf Ihrer Rechnung auf.
MwSt.-Übersichtsschema
Vorsteuerabzug bei Catering-Einkäufen
Als Cateringunternehmer können Sie die Vorsteuer auf viele Ihrer betrieblichen Einkäufe zurückfordern. Das hilft Ihnen, Ihre Kosten zu senken und Ihre Liquidität zu verbessern. Hier sehen Sie, welche Kosten Sie abziehen können und welche nicht:
Abzugsfähig:
- Zutaten und Rohstoffe für Gerichte, die Sie verkaufen
- Professionelle Küchengeräte und Geschirr
- Transportkosten und Kraftstoff für Lieferungen
- Verpackungsmaterialien und Einwegartikel
- Reinigungsmittel und Hygieneprodukte
- Bürobedarf und Software für Ihre Buchhaltung
Nicht oder eingeschränkt abzugsfähig:
- Speisen und Getränke für den Eigenverbrauch, das Personal oder Geschäftspartner (meist nicht abzugsfähig)
- Repräsentationskosten (häufig nicht vorsteuerabzugsfähig)
- Private Nutzung von Betriebsmitteln
- Bußgelder und Strafen
- Bestimmte Personalleistungen (abhängig von Regelungen und Schwellenwerten)
Bewahren Sie immer Ihre Rechnungen und Belege digital auf. Für den Vorsteuerabzug benötigen Sie in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung. Bei Beträgen bis 250 Euro einschließlich MwSt. kann eine vereinfachte Rechnung oder ein Kassenbon ausreichen, sofern die erforderlichen Angaben darauf enthalten sind.
Rechnungspflichten für Catering-Leistungen
Eine korrekte Rechnung ist wichtig für Ihre Umsatzsteuerbuchhaltung und verhindert Probleme mit dem Finanzamt. Für Catering-Rechnungen gelten spezifische Anforderungen, die Sie einhalten müssen. Ein professionelles Angebotssystem hilft Ihnen, alle Pflichtangaben automatisch zu verarbeiten.
Pflichtangaben auf jeder Rechnung:
- Ihr Firmenname, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Kundendaten inklusive Name und Adresse
- Eindeutige Rechnungsnummer in fortlaufender Reihenfolge
- Rechnungsdatum und (falls abweichend) Lieferdatum
- Klare Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Beträge netto je Steuersatz
- MwSt.-Betrag je Steuersatz separat ausgewiesen
- Gesamtbetrag einschließlich MwSt.
| Leistung | MwSt.-Satz | Rechnungsangabe |
| Buffet-Catering | 7 %* | "Catering-Buffet 50 Personen" |
| Personaleinsatz | 19 % | "Bedienung 4 Stunden, 2 Personen" |
| Materialvermietung | 19 % | "Vermietung Tische und Stühle" |
| Alkoholische Getränke | 19 % | "Getränkearrangement inkl. Wein" |
*Achtung: Der ermäßigte Steuersatz gilt nur, wenn Sie ausschließlich Speisen und alkoholfreie Getränke liefern. Kombinieren Sie dies mit Dienstleistungen (wie Bedienung), kann ein Teil der Leistung dem Regelsteuersatz unterliegen.
Bei Abschlagsrechnungen geben Sie deutlich an, dass es sich um eine Anzahlung handelt. Auf der Schlussrechnung ziehen Sie die Anzahlung ab und weisen den Restbetrag aus. Die MwSt. ist grundsätzlich bereits mit Ausstellung der (Abschlags-)Rechnung oder Erhalt der Zahlung fällig.
Häufige Fehler bei der Umsatzsteuererklärung
Viele Cateringunternehmen machen dieselben Fehler in ihrer Umsatzsteuererklärung. Wer diese kennt, vermeidet kostspielige Irrtümer und mögliche Nachzahlungen an das Finanzamt.
Häufigste Fehler:
- Falschen Steuersatz anwenden: Sie berechnen 19 % für eine einfache Lieferung von Speisen oder 7 % für eine Dienstleistung mit Personal und Extras. Das führt zu fehlerhaften Erklärungen.
- Gemischte Leistungen nicht korrekt beurteilen: Bei Kombinationen aus Speisen und Dienstleistungen nicht prüfen, ob aufgeteilt werden muss oder eine einheitliche zusammengesetzte Leistung vorliegt.
- Fehlende Rechnungsangaben: Rechnungen ohne Pflichtangaben wie Steuernummer, Datum oder klare Leistungsbeschreibung können beim Vorsteuerabzug Probleme verursachen.
- Privates und Betriebliches vermischen: Private Einkäufe abziehen oder die betriebliche Nutzung nicht um den Privatanteil korrigieren.
Tipps zur Fehlervermeidung:
- Nutzen Sie Software als Hilfsmittel, überprüfen Sie aber immer selbst den richtigen Steuersatz
- Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Halten Sie Privates und Betriebliches konsequent getrennt und bewahren Sie Ihre Buchführung und Belege übersichtlich auf
- Lassen Sie Ihre Erklärung im Zweifelsfall von einem Steuerberater prüfen
Viele dieser Fehler entstehen bereits in der Angebotsphase, wie auch in dieser Übersicht zu häufigen Fehlern bei Gastronomie-Angeboten beschrieben wird, bei der Preisfehler und unklare Kommunikation im Mittelpunkt stehen.
MwSt. bei Veranstaltungen an verschiedenen Orten
Bei Catering-Aufträgen ist nicht der Veranstaltungsort selbst ausschlaggebend für die Mehrwertsteuer, sondern was Sie genau liefern. Dennoch kann die Situation je nach Ort unterschiedlich sein, weil sich die Art der Leistung ändert.
Catering in Geschäftsräumen:
Bei Catering in Büros und Unternehmensgebäuden gelten die normalen deutschen Mehrwertsteuerregeln. Liefern Sie nur Speisen und Getränke, gilt in der Regel der ermäßigte Steuersatz. Erbringen Sie zusätzliche Dienstleistungen wie Personal oder Aufbau, unterliegt ein Teil Ihrer Leistung dem Regelsteuersatz.
Catering bei Privatveranstaltungen:
Haus-Catering unterliegt dem ermäßigten Steuersatz, wenn Sie ausschließlich Speisen und alkoholfreie Getränke liefern. Sobald Sie auch Dienstleistungen erbringen – wie Bedienung, Ausstattung oder Organisation – gilt für diese Leistungsbestandteile der Regelsteuersatz.
Catering im öffentlichen Raum:
Bei Veranstaltungen in Parks, Rathäusern oder anderen öffentlichen Locations gelten dieselben Mehrwertsteuerregeln. Die MwSt. hängt von der Kombination aus Lieferung und Dienstleistungen ab, nicht vom Ort selbst.
Veranstaltungen im Ausland:
Bei Catering im Ausland gelten andere Mehrwertsteuerregeln. Innerhalb der EU ist die MwSt. häufig in dem Land geschuldet, in dem die Leistung erbracht wird. Außerhalb der EU können weitere Regelungen gelten. Lassen Sie sich bei internationalen Aufträgen unbedingt fachkundig beraten.
Buchhaltung und Dokumentation für die MwSt.
Eine gute Catering-Buchhaltung ist die Grundlage für eine korrekte MwSt.-Abwicklung. Mit dem richtigen Aufbau sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler in Ihrer Erklärung.
Dokumente, die Sie aufbewahren müssen:
- Alle Rechnungen, die Sie ausstellen (10 Jahre aufbewahren)
- Eingangsrechnungen und Belege von Lieferanten
- Verträge und Vereinbarungen mit Kunden
- Kontoauszüge und Zahlungsnachweise
- Umsatzsteuererklärungen und Schriftverkehr mit dem Finanzamt
- Aufzeichnungen zur betrieblichen Nutzung (z. B. Fahrtenbuch, falls zutreffend)
Digitale Möglichkeiten für effizientes Management:
Moderne Catering-Software kann Ihre Buchhaltung vereinfachen. Sie können Rechnungen erstellen, Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen einrichten und Dokumente digital speichern. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote, aber Sie bleiben selbst verantwortlich für eine korrekte MwSt.-Anwendung.
Sorgen Sie für regelmäßige Datensicherungen Ihrer Buchhaltung. Digitale Ablage macht es einfacher, Daten wiederzufinden – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung.
Monatliche Kontrollen:
- Prüfen Sie, ob alle Rechnungen korrekt erfasst und archiviert wurden
- Vergleichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung mit Ihrem steuerpflichtigen Umsatz
- Stellen Sie sicher, dass alle Eingangsrechnungen erfasst wurden
- Halten Sie Privates und Betriebliches konsequent getrennt
Mit einer strukturierten Buchhaltung vermeiden Sie Fehler und behalten den Überblick über Ihre MwSt.-Pflichten.
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Häufig gestellte Fragen
Was mache ich, wenn ich den falschen Steuersatz in Rechnung gestellt habe?
Stellen Sie so schnell wie möglich eine Stornorechnung für die fehlerhafte Rechnung aus und erstellen Sie eine neue Rechnung mit dem korrekten Steuersatz. Geben Sie den Korrekturgrund deutlich an. In Ihrer Umsatzsteuererklärung erfassen Sie sowohl die Stornorechnung als auch die neue Rechnung. Je früher Sie korrigieren, desto geringer das Risiko von Problemen.
Wie teile ich die MwSt. korrekt auf bei einer Hochzeit mit sowohl Catering als auch vollständiger Rundum-Betreuung?
Prüfen Sie, ob es sich um einzelne, trennbare Leistungen oder eine einheitliche zusammengesetzte Leistung handelt. Wenn Sie separate Leistungen erbringen, erstellen Sie entsprechende Rechnungszeilen: Speisen und alkoholfreie Getränke mit dem ermäßigten Steuersatz, Dienstleistungen wie Personal, Material und Organisation mit dem Regelsteuersatz. Sorgen Sie für eine klare Aufschlüsselung je Leistungsbestandteil.
Kann ich Vorsteuer auf Zutaten zurückfordern, die ich auch privat nutze?
Nur der betriebliche Anteil ist abzugsfähig. Nutzen Sie etwas teilweise privat, müssen Sie die Vorsteuer anteilig korrigieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufteilung nachvollziehbar in Ihrer Buchhaltung belegen können.
Welche MwSt.-Regeln gelten für Online-Catering-Bestellungen und Lieferungen?
Online-Bestellungen folgen denselben MwSt.-Regeln wie reguläres Catering. Liefern Sie nur Speisen und alkoholfreie Getränke, gilt in der Regel der ermäßigte Steuersatz. Lieferkosten folgen grundsätzlich dem Steuersatz der Hauptleistung. Erbringen Sie zusätzliche Dienstleistungen, kann ein Teil der Leistung dem Regelsteuersatz unterliegen.
Wie oft muss ich als Cateringunternehmen Umsatzsteuer anmelden?
Das Finanzamt legt fest, ob Sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich anmelden. Dies hängt von Ihrer Situation ab und wird Ihnen bei der Umsatzsteuer-Anmeldung oder über das Elster-Portal mitgeteilt.
Was sind die Folgen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt?
Bei einer Prüfung beurteilt das Finanzamt Ihre Buchführung, Rechnungen und Umsatzsteuererklärungen. Wenn alles stimmt, verläuft dies in der Regel problemlos. Bei Fehlern können Korrekturen, Nachzahlungen und Bußgelder folgen. Eine übersichtliche und vollständige Buchhaltung verringert dieses Risiko erheblich.
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