Beim Nachfassen nach dem Versenden von Catering-Angeboten kommt es auf den richtigen Zeitpunkt und die passende Kommunikationsmethode an. Melden Sie sich innerhalb von 2–4 Werktagen nach dem Versand, wählen Sie einen freundlichen, aber professionellen Ton und entscheiden Sie bewusst, ob Sie anrufen oder eine Nachfass-E-Mail schicken.
Fassen Sie maximal 3 Mal nach, mit jeweils länger werdenden Abständen. Wenn keine Rückmeldung kommt, schließen Sie freundlich ab – lassen Sie die Tür aber für künftige Anfragen offen.
Wann ist der beste Zeitpunkt zum Nachfassen nach dem Versenden eines Angebots?
Der beste Zeitpunkt zum Nachfassen liegt in der Regel zwischen 2 und 4 Werktagen nach dem Versand Ihres Angebots. Das entspricht dem typischen Entscheidungsrhythmus in der Praxis: Kunden brauchen Zeit, um das Angebot zu prüfen, es intern abzustimmen und gegebenenfalls Alternativen zu vergleichen.
Bei Neukunden ist dieser Zeitpunkt oft etwas später, weil sie Ihr Unternehmen und Ihr Angebot erst einschätzen müssen. Bei Bestandskunden können Sie meist schneller nachfassen, da der Entscheidungsprozess dort kürzer ist.
Berücksichtigen Sie auch den Kontext Ihres Kunden. In der Gastronomie gibt es arbeitsreiche Phasen – wie Feiertage oder die Hochsaison für Veranstaltungen – in denen Entscheidungen häufig verschoben werden. Warten Sie dann etwas länger mit dem Nachfassen.
Auch der Zeitpunkt des Kontakts spielt eine Rolle. Montagvormittage stehen oft im Zeichen von Planung und Prioritätensetzung, während freitagnachmittags eher abgeschlossen wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand dann ausführlich auf Ihr Angebot eingeht, ist geringer. Wählen Sie daher bevorzugt einen Termin in der Wochenmitte, wenn mehr Raum für inhaltliche Aufmerksamkeit und Rückmeldung besteht.
Welche Kommunikationsmethode funktioniert beim Angebotsnachfassen am besten?
Das Telefon ist oft der direkteste Weg, um ein Angebot nachzufassen, weil Sie sofort in Kontakt treten und unmittelbar auf Fragen oder Einwände reagieren können.
E-Mail ist eine sinnvolle Ergänzung, besonders bei vielbeschäftigten Unternehmern, die lieber schriftlich kommunizieren. Halten Sie Ihre Nachfass-E-Mail kurz und stellen Sie eine klare Frage, um die Hemmschwelle niedrig zu halten.
WhatsApp kann in der Gastronomie effektiv sein, weil es schnell und persönlich ist. Nutzen Sie es nur, wenn bereits vorher über WhatsApp Kontakt bestand, und machen Sie direkt klar, wer Sie sind.
Persönlicher Kontakt kann bei größeren oder komplexeren Anfragen wertvoll sein. Planen Sie diesen im Voraus und sorgen Sie dafür, dass Ihr Gespräch inhaltlich einen Mehrwert gegenüber dem Angebot bietet.
Kombinieren Sie bei Bedarf mehrere Kontaktpunkte – zum Beispiel zuerst anrufen und anschließend kurz per E-Mail bestätigen. Das schafft Klarheit und erhöht die Chance auf eine Rückmeldung.
Was sagen Sie genau in einem Angebots-Nachfassgespräch?
Beginnen Sie mit einer kurzen, klaren Eröffnung:
"Guten Tag, hier ist [Name] von [Unternehmen]. Ich rufe kurz an, um das Angebot nachzufassen für Ihre Veranstaltung am [Datum]. Haben Sie einen Moment?"
Stellen Sie dann offene Fragen, die das Gespräch in Gang bringen:
"Hatten Sie Gelegenheit, das Angebot zu prüfen?"
"Was halten Sie von unserem Vorschlag?"
Hören Sie aktiv zu und fragen Sie bei Bedarf nach.
Kommen Einwände, zum Beispiel zum Preis? Fragen Sie gezielt nach:
"Können Sie mir sagen, in welchem Budgetrahmen Sie sich bewegen?"
"Gibt es einen Punkt, den Sie gerne anders gestalten würden?"
So erhalten Sie Hinweise, um Ihr Angebot gegebenenfalls anzupassen.
Braucht jemand mehr Zeit, gehen Sie darauf ein:
"Kein Problem – wann passt es Ihnen besser, das gemeinsam durchzugehen?"
Vereinbaren Sie direkt einen konkreten Folgetermin.
Schließen Sie das Gespräch positiv und offen ab:
"Vielen Dank für Ihre Zeit. Wenn zwischendurch Fragen auftauchen, melden Sie sich gerne. Ich melde mich dann wie besprochen wieder."
Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Preisstufen? Dann kann es sinnvoll sein, mit Staffelpreisen zu arbeiten.
Wie oft können Sie nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?
Maximal dreimal nachfassen ist eine gängige Faustregel beim Angebotsnachfassen. Häufiger Kontakt erhöht die Gefahr, als aufdringlich wahrgenommen zu werden.
Halten Sie eine klare Struktur ein: erste Nachfassung nach 2–4 Werktagen, die zweite nach etwa 1–2 Wochen und die dritte nach 2–3 Wochen. Vergrößern Sie die Abstände, um dem Kunden Raum für eine Rückmeldung zu geben.
Achten Sie auf Signale während Ihrer Kontaktpunkte. Kurze oder ausweichende Antworten, verzögerte Rückmeldungen oder ausbleibendes Feedback können darauf hindeuten, dass der Zeitpunkt ungünstig ist. Halten Sie dann Abstand.
Variieren Sie Ihren Ansatz. Kombinieren Sie beispielsweise telefonisches Nachfassen mit einer kurzen Nachfass-E-Mail, damit Sie nicht immer über denselben Kanal Kontakt suchen.
Laut KVK ist es wichtig, nach einem Gespräch selbst die Initiative beim Nachfassen zu übernehmen und Kontaktpunkte sorgfältig in einem CRM-System oder einem Dokument wie Excel festzuhalten.
Bei zeitkritischen Anfragen – etwa Veranstaltungen mit einem festen Datum – können Sie etwas engmaschiger nachfassen. Machen Sie dabei deutlich, warum Sie sich melden, damit es nachvollziehbar und relevant bleibt.
Was tun Sie, wenn ein Kunde auf Ihr Angebot nicht reagiert?
Nach Ihrer dritten Nachfassung ohne Reaktion senden Sie eine freundliche Abschluss-E-Mail. Zum Beispiel: „Ich verstehe, dass Ihre Veranstaltung vielleicht nicht stattfindet oder Sie sich für einen anderen Caterer entschieden haben. Kein Problem."
Lassen Sie die Tür für die Zukunft offen: „Falls Sie zukünftig wieder Catering benötigen, denken Sie gerne an uns."
Außerdem können Sie auf eine unaufdringliche Weise sichtbar bleiben – zum Beispiel, indem Sie das Unternehmen auf LinkedIn oder Instagram folgen und gelegentlich reagieren. Das hält den Kontakt aufrecht, ohne direkt etwas zu verkaufen.
Haben Sie einen Newsletter? Dann können Sie jemanden hinzufügen, sofern Sie dafür die Einwilligung haben. So bleiben Sie mit relevanten Neuigkeiten und Beispielen Ihrer Arbeit im Blickfeld.
Akzeptieren Sie, dass keine Reaktion ebenfalls ein Signal ist. Nicht jede Anfrage wird ein Auftrag – konzentrieren Sie sich daher auch auf neue Interessenten.
Überprüfen Sie abschließend Ihr Angebot. Geht es gut auf die Anfrage ein, ist der Preis nachvollziehbar aufgebaut und ist Ihr Vorschlag klar formuliert? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre nächsten Angebote zu verbessern.
Wie Catermonkey beim Angebotsnachfassen hilft
Immer mehr Caterer automatisieren ihre Prozesse, um schneller und konsistenter nachzufassen – wie auch in diesem Artikel über wie KI Ihr Cateringunternehmen verändern kann beschrieben wird.
Mit Catermonkey unterstützen Sie Ihr Angebotsnachfassen und verhindern, dass Anfragen liegen bleiben. Das System hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Angebote zu behalten und Ihren Vertrieb strukturiert anzugehen.
Die wichtigsten Vorteile für Ihren Nachfassprozess:
- Automatische Erinnerungen – Sie sehen, wann es sinnvoll ist, ein Angebot nachzufassen.
- E-Mail-Vorlagen – Arbeiten Sie mit festen Nachfass-Vorlagen, die Sie pro Kunde einfach anpassen.
- Kundenhistorie – Einblick in frühere Kontaktpunkte, Angebote und Entscheidungen.
- Aufgabenverwaltung – Verteilen Sie das Nachfassen im Team und behalten Sie den Fortschritt im Blick.
- Online-Unterzeichnung – Kunden können ein Angebot direkt digital bestätigen.
So müssen Sie weniger manuell nachhalten und arbeiten konsistenter an Ihrem Angebotsnachfassen.
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Häufig gestellte Fragen
Was tun Sie, wenn ein Kunde im Nachfassgespräch sagt, Ihr Angebot sei zu teuer?
Fragen Sie zunächst nach dem konkreten Budget: „Welchen Budgetrahmen haben Sie ungefähr im Blick?" Dann können Sie Alternativen vorschlagen, wie ein angepasstes Menü, kleinere Portionen oder weniger Service. Erklären Sie, welchen Mehrwert Sie für den Preis bieten, und zeigen Sie Verständnis für die Situation des Kunden. Manchmal lässt sich auch eine Zahlungsvereinbarung oder ein Nachlass bei zukünftigen Buchungen anbieten.
Wie gehen Sie mit Kunden um, die sagen „Wir melden uns" – aber nie wieder von sich hören lassen?
Das ist oft eine höfliche Absage. Respektieren Sie die Antwort und fragen Sie nach einem konkreten Datum: „Wann rechnen Sie mit einer Entscheidung?" Senden Sie nach diesem Datum eine freundliche Erinnerung und schließen Sie danach professionell ab. Fügen Sie die Person Ihrem Newsletter hinzu, um für künftige Gelegenheiten in Kontakt zu bleiben.
Sollten Sie bei großen Firmenveranstaltungen anders nachfassen als bei kleinen privaten Feiern?
Ja, auf jeden Fall. Bei großen Firmenveranstaltungen (>€2.000) können Sie öfter nachfassen, da meist mehrere Entscheider beteiligt sind und der Prozess länger dauert. Planen Sie gegebenenfalls ein persönliches Gespräch ein. Bei privaten Feiern halten Sie sich strikter an die Drei-Nachfassungen-Regel, da Privatpersonen schneller genervt reagieren, wenn es zu viel Kontakt gibt.
Wie verhindern Sie, dass Ihre Nachfass-E-Mails im Spam-Ordner landen?
Verwenden Sie einen erkennbaren Absendernamen (Ihr eigener Name + Unternehmensname), schreiben Sie persönliche Betreffzeilen, die nicht nach Werbung klingen, und vermeiden Sie Wörter wie „AKTION" oder „GRATIS" in Großbuchstaben. Beziehen Sie sich immer auf Ihren vorherigen Kontakt und halten Sie Ihre E-Mails kurz und relevant. Eine gute Betreffzeile lautet zum Beispiel: „Frage zum Catering [Veranstaltungsdatum]".
Was tun Sie, wenn ein Kunde nach Ihrer ersten Nachfassung eine Anpassung des Angebots wünscht?
Das ist ein positives Zeichen – der Kunde ist interessiert! Fragen Sie genau nach, was geändert werden soll und warum. Senden Sie innerhalb von 24 Stunden ein überarbeitetes Angebot mit deutlicher Markierung der Änderungen. Rufen Sie danach innerhalb von 2–3 Tagen an, um zu prüfen, ob die neue Version besser zu den Vorstellungen passt.
Wie behalten Sie den Überblick, welche Kunden Sie bereits nachgefasst haben, ohne ein CRM-System?
Legen Sie eine einfache Excel-Tabelle an mit Spalten für: Kundenname, Angebotsdatum, Nachfassdaten, verwendete Kommunikationsmethode und Status. Nutzen Sie Ihren Kalender, um Erinnerungen für Nachfasstermine einzustellen. Speichern Sie die gesamte E-Mail-Kommunikation in einem eigenen Ordner pro Kunde. Das ist manuell aufwendig, aber besser als gar nichts festzuhalten.
Dürfen Sie über soziale Medien Kontakt aufnehmen, wenn jemand nicht auf Ihr Angebot reagiert?
Nutzen Sie soziale Medien nicht für direktes Angebotsnachfassen – das wirkt aufdringlich. Sie können dem Unternehmen jedoch folgen und gelegentlich positiv auf deren Beiträge reagieren, um sichtbar zu bleiben. Das ist subtiles Marketing, das zu künftigen Chancen führen kann. Senden Sie niemals Privatnachrichten zu Ihrem Angebot über soziale Medien.
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