M4Events&Catering ist ein Allround-Partycaterer, der große und mittelgroße Veranstaltungen betreut – oft in Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten. Die Stärke liegt in der Kombination aus Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit: ob Firmenfeiern, Walking Dinners oder Großveranstaltungen. Wir haben mit dem Team darüber gesprochen, wie sie ihre Abläufe strukturieren.
Mit der Branche wachsen
M4Events&Catering ist auf Großveranstaltungen spezialisiert, bei denen Koordination und Timing entscheidend sind. „Wir arbeiten häufig mit mehreren Partnern gleichzeitig. Da ist es wichtig, dass alle wissen, was wann zu tun ist – und dass die Verwaltung kein Hemmschuh ist", berichten sie.
Die Entscheidung für Catermonkey entstand aus dem Wunsch, weiter zu professionalisieren und zu automatisieren. „Wir wollten weniger Zeit mit losen Dokumenten verlieren und mehr Kontrolle über unsere Abläufe gewinnen."
Ein System, mehr Überblick
Heute nutzen sie Catermonkey für fast alles: von Anfragen und Angeboten bis hin zu Personalplanung und Rechnungsstellung. „Die Auftragsübersicht ist für uns wirklich eine Kernfunktion – wir sehen sofort, was ansteht, wer wo eingeplant ist und was noch erledigt werden muss."
Auch das Angebotswerkzeug ist ihrer Meinung nach ein großer Pluspunkt. „Es arbeitet schnell und professionell. Kunden sehen sofort, woran sie sind – und wir behalten den Überblick."
Weniger Fehler, schnellere Abwicklung
Da alles zentralisiert ist, läuft die interne Kommunikation deutlich reibungsloser. „Früher ging zwischen Anfrage und Ausführung schon mal etwas unter. Jetzt haben wir eine einzige verlässliche Quelle – das macht unsere Arbeit zuverlässiger."
Die Zeitersparnis ist erheblich. „Wir erstellen Angebote schneller, wechseln flüssiger zwischen Projekten und können mehr Aufmerksamkeit auf die Details legen, die den Unterschied machen."
Potenzial für weitere Optimierungen
Es gibt noch Wünsche. „Ein KI-Assistent, der Kunden bei der Anfrage unterstützt – das wäre ein nächster Schritt. Oder eine stärkere Anbindung an unsere anderen Systeme, wie Buchhaltung oder Lagerverwaltung."
Jeder Tag, den du wartest, ist verschenkte Zeit
Was sie Zögerlichen raten würden? „Jeder Tag, den du wartest, ist verschenkte Zeit. Wirklich. Du arbeitest schneller, übersichtlicher und professioneller – und das merken auch deine Kunden."
