Rechnungen
Ihre Rechnungen: automatisch erstellt, flexibel angepasst
Positionen, Steuern und Nummerierung werden aus dem Auftrag übernommen. Sie passen den Text an, fügen eine persönliche Notiz hinzu und senden die Rechnung, wenn alles stimmt.
Ihre Rechnungen repräsentieren Ihr Unternehmen. Bearbeiten Sie Kopftext, Fußnoten, Positionen, Steueraufschlüsselungen und Referenzen so lange, bis alles passt, und vergeben Sie dann die Rechnungsnummer.
- Einleitungstext, Fußnotentext und Referenzfelder vor dem Versand bearbeiten
- Positionen manuell hinzufügen oder entfernen; Steuersätze pro Position anpassen
- Teilrechnungen nach Prozentsatz oder festem Betrag erstellen; Restzahlungsrechnungen für den offenen Betrag generieren
- Rechnungen erhalten ihre laufende Nummer erst beim Versand an den Kunden
- Rechnungssprache aus den aktivierten Sprachen auswählen (sofern Sprachmodul aktiviert)
- Fälligkeitsdatum wird in Tagen ab Rechnungsdatum berechnet
Sie haben das Angebot geschrieben, der Kunde hat zugesagt, jetzt muss die Rechnung raus. Der Rechnungseditor öffnet sich direkt aus jeder Rechnung in Ihrer Liste. Sie sehen das vollständige Dokument: Einleitungstext oberhalb der Preisliste, Fußnoten darunter, einzelne Positionen mit ihren Steuersätzen sowie ein Referenzfeld für interne Codes oder die Bestellnummer des Kunden.
Teilrechnungen sind standardmäßig enthalten. Manche Kunden zahlen eine Anzahlung, andere in Raten. Markieren Sie eine Rechnung als Teilrechnung, wählen Sie einen Prozentsatz oder einen festen Betrag, und Catermonkey berechnet die Positionen. Nach Abschluss des Auftrags erstellen Sie die Restrechnung, und das System zeigt Ihnen automatisch an, was bereits fakturiert wurde und welcher Betrag noch aussteht.
Die Rechnung erhält ihre Nummer erst beim Versand. Entwürfe bleiben so lange unnummeriert, bis Sie bereit sind. In dem Moment, in dem Sie die Rechnung per E-Mail oder Ausdruck an den Kunden senden, vergibt das System die nächste laufende Nummer. Diese Nummer wird anschließend in Ihren Buchhaltungsexport übernommen (Exact, Moneybird, Snelstart, Yuki, Twinfield), sodass Ihr Buchhalter eine lückenlose Nummernreihe sieht.
Unternehmen mit mehreren Sprachen können die Rechnungssprache pro Kunde festlegen. Wenn Sie das Sprachmodul aktiviert haben, erscheint im Editor ein Auswahlfeld. Wählen Sie die Sprache des Kunden, und die Rechnung wird in dieser Sprache ausgegeben, mit denselben Daten, aber anderem Wortlaut. Wenn Sie das Sprachmodul nicht aktiviert haben, verwendet die Rechnung Ihre Systemsprache und das Auswahlfeld bleibt ausgeblendet.
Wer davon profitiert
Inhaber
Sie behalten die Kontrolle über das endgültige Dokument, das Ihren Kunden erreicht: kein Überraschungen, kein Platzhaltertext, den Sie zu ändern vergessen haben.
Vertrieb / Account Manager
Sie können den Wortlaut anpassen oder vor dem Versand eine persönliche Notiz in der Fußzeile einfügen, damit die Beziehung zum Kunden persönlich bleibt.
Buchhaltung
Die laufende Nummerierung erfolgt erst beim Versand, sodass Ihr Export nach Exact oder Moneybird sauber und nachvollziehbar ist. Teilrechnungen und Gutschriften werden automatisch nachverfolgt.
Kunde
Sie erhalten eine Rechnung in Ihrer Sprache mit klaren Positionen, korrekter Steuer und den vereinbarten Zahlungsbedingungen.